Модель управленческого учета для конфигурации "1С:Бухгалтерия 8"
Рассматривая модели организации управленческого учета (в том числе, и организация управленческого учета по модели abc из приведенной далее таблицы финансового управленческого учета), сравнивая счета финансового и управленческого учета и всевозможные таблицы финансового управленческого учета, стоит особо выделить типовой вариант – как самый часто применяемый и при этом наиболее эффективный, как показывает практика современных предприятий. Типовая модель (если сопоставлять модели организации управленческого учета, счета финансового и управленческого учета и и таблицы финансового управленческого учета, внедряя управленческий план счетов в 1C) служит для ведения финансового управленческого учета на управленческом плане счетов, в основе которого поставлен учет торгово-производственной деятельности на конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» с подсистемой «Управленческий баланс». Все бухгалтерские проводки (счета финансового и управленческого учета, а также таблицы финансового управленческого учета и организация управленческого учета по модели abc) в модели организации управленческого учета транслируются в проводки по управленческому плану счетов в реальном масштабе времени с возможностью их ручной корректировки – это позволяет адаптировать систему под изменяющиеся обстоятельства в деятельности предприятия, используя модели организации управленческого учета. Кроме того, есть возможность создания чисто управленческих документов данные по которым попадут только в 1С управленческий учет из таблицы финансового управленческого учета. Все это позволяет оперативно получить полновесный управленческий баланс активов и пассивов компании и другие финансовые отчеты, анализируя таблицы финансового управленческого учета, счета финансового и управленческого учета и рассматривая модели организации управленческого учета (подразумевается управленческий и бухгалтерский учет в 1С 8):
- Отчет о прибылях и убытках;
- Отчет о движение денежных средств;
- Анализ эффективности;
- Прирост капитала также входит в модели организации управленческого учета.
Состав модели учета
Типовая модель финансового управленческий учет в программах 1С 8, в конфигурации "1С: Бухгалтерия 8" и организация управленческого учета по модели abc состоит из:
- настроенного Управленческого плана счетов;
- настроенного меппинга счетов бухгалтерского учета в счета управленческого учета;
- типовая модель включает в себя настроенный дополнительный управленческих аналитик;
- настроенных шаблонов управленческих операций;
- настроенных аналитических признаков (Сценарии, ЦФО, Направления Деятельности и т.д.);
- настроенной системы финансовых показателей;
- также типовая модель и организация управленческого учета по модели abc состоит из финансовой управленческой отчетности.
Назначение модели учета
Управленческий учет в 1С, является составной частью системы управления компанией, призван формировать информацию:
- для планирования будущей стратегии и тактики функционирования компании;
- для оптимизации трудовых, материальных и финансовых ресурсов;
- для измерения и оценки эффективности хозяйствования;
- для контроля текущей деятельности компании.
Модель учета строится из предположения, что используется без доработок типовая конфигурация «1С: Бухгалтерия» редакции 2.0 или 3.0. со встроенной в нее подсистемой «Управленческий баланс» редакции 2.4. Она предназначена для автоматизации финансовой части управленческого учета торговой и производственной деятельности компании. При этом, существенно расширяются возможности учетной системы: управленческий и бухгалтерский учет в 1С 8 позволяет вводить дополнительные управленческие документы, получать проводки на управленческом плане счетов, выводить управленческие отчеты. Конфигурация с типовой моделью таблицы финансового управленческого учета предназначена для компаний, у которых управленческий учет строится в основном на основании бухгалтерских данных
Функциональные возможности
Основные особенности модели:
- В качестве Центров обособленного учета (ЦОУ) могут быть выбраны отдельные Организации или их группы;
- В качестве Центров финансовой ответственности (ЦФО) могут быть выбраны отдельные Подразделения или их группы. Некоторые ЦФО могут быть привязаны к Номенклатурным группам товаров, которые они реализуют;
- В качестве Направлений деятельности могут быть выбраны Номенклатурные группы;
- В управленческом учете используются свои справочники Статей затрат и Статей движения денежных средств, элементы которых могут отличаться от элементов справочников «1С: Бухгалтерия»;
- Для перехода на более поздние релизы основной конфигурации, все изменения объектов описаны в специальных инструкциях.
План счетов управленческого учета - отражает управленческую модель компании, даже если используется организация управленческого учета по модели abc. Это универсальное средство количественного и суммового учета активов компании, ее обязательств и источников средств (капитала). План счетов строится исходя из учетной политики компании, требований в финансовой и управленческой отчетности, которая требуется для принятия управленческих решений и подготовки отчетов перед инвесторами, кредиторами и учредителями. Поддержание не противоречивости с оперативными данными и формируемыми отчетами вызывает необходимость согласования отдельных счетов или групп счетов с регистрами учета оперативной и бухгалтерской информации.
Коды счетов и их назначение, в основном, соответствуют бухгалтерскому плану счетов из таблицы финансового управленческого учета. Исключение составляет балансовый счет 00.Т. Счет 00.Т учитывает не правильно оформленные объекты учета. При правильном задании реквизитов справочников и документов, связанных с проводкой, транзитный счет будет заменен на счет, соответствующий хозяйственной операции, чего требует управленческий учет проводки.
Счет 79 позволяет учитывать межфирменные (между ЦОУ) и внутрихозяйственные (между ЦФО) обязательства внутри компании, не связанные с торговой деятельностью. Например, возникает задолженность на счете 79 после передачи денежных средств между кассами разных ЦОУ.
Рис. Пример управленческого плана счетов.
Принцип формирования проводок по управленческому плану счетов - большая часть проводок формируется по проводкам бухгалтерского учета документов оснований. При проведении бухгалтерского документа сразу же создается документ «Упр. операция» с управленческими проводками. В подчиненном документе «Упр. операция» созданные проводки можно скорректировать или заменить на другие произвольные проводки.
Рис. Пример ручной проводки.
Журнал управленческих документов - для удобства ведения учета введен общий журнал управленческих документов. Во все управленческие документы вставлен реквизит «Обработан», в котором фиксируется дата и время последнего проведения документа.
Рис. Журнал управленческих документов.
Взаимосвязь бухгалтерских и управленческих счетов - настроена через документ «Настройка связи счетов» на основе таблицы финансового управленческого учета. В документе задаются правила формирования данных управленческого учета, на основание данных бухгалтерского учета. Данный механизм позволяет настроить таблицу соответствия и правил трансляции между двумя планами счетов (например, между бухгалтерским и МСФО). Установка соответствия счетов оформляется с помощью специального документа и может меняться с течением времени.
Среди особенностей мэппинга счетов в «ИТАН: Управленческий баланс» можно выделить:
- Гибкость правил настройки – могут быть использованы как простые правила (счет в счет, с отбором по субконто, дебетовая или кредитовая часть счета), так и сложные (акт. или пас. часть счета, через объект учета, произвольный алгоритм, и т.п.);
- Настройку заполнения управленческих субконто – при трансформации можно указать источник данных для управленческих субконто, это может быть: субконто счета РСБУ, доп. свойство или любой реквизит первичного документа (при помощи данного механизма, можно например, используя реквизит «Ответственный» получать данные по менеджерам, или используя «Доп. свойства» получать данные по проектам и т.п.);
- Механизм уточнения связи по субконто - данный механизм позволяет в настройке мэппинга сразу не указывать конкретные значения фильтра по субконто, а указывать их впоследствие, в данном механизме. Также он позволяет контролировать появление новых значений субконто, по которым нужно осуществлять трансляцию.
При использовании данного механизма производится настройка списка документов, проводки которых подлежат трансляции с помощью мэппинга, а также производится настройка связи счетов для трансляции.
Соответствие счетов может быть любое: счет в счет, многие к одному, один ко многим. Для реализации схемы «Один ко многим» применяется признак «Объект реклассификаци», это некое правило, согласно которому один бухгалтерский счет разносится на несколько управленческих, например, исходя из статьи затрат, данные разносятся на разные счета управленческого учета. В качестве «Объекта реклассификаци» может быть использован любой реквизит проводки: субконто, кор. субконто, реквизиты первичного документа.
Рис. Настройка связи счетов.
Средство контроля полноты преобразования данных в управленческий учет - В план счетов управленческого учета добавлен транзитный счет «00Т». Транзитный счет подставляется в проводку в тех случаях, когда невозможно определить нужный счет учета, в виду не правильного заполнения реквизитов справочников или документов. Этот счет имеет два субконто: Документы – ссылку на проводимый документ Расшифровка – представление не заполненного или не правильно заполненного реквизита Например, при проведении документа, формирующего проводку по взаиморасчетам с контрагентом, в выбранном договоре не будет заполнен дополнительный реквизит «Объект учета» Формируется проводка со счетом «00Т» со следующими значениями субконто:
Управленческие документы – для целей формирования достоверной управленческой отчетности настроен ряд видов операций механизма «Учетный ордер»: операции по банку, кассе, зарплате, затратам, выручке и т.п., позволяющие полностью вести параллельный управленческий учет в 1С 8, по тем участкам, где это необходимо.
Регламентные операции по управленческому учету – в блоке регламентных операций модели учета находятся:
- Комплект документов «Периодические начисления (ПН)» позволяет заносить данные об основных средствах, РБП и НМА, и ежемесячно начислять амортизацию (износ) по ним, данные в этом случае попадут только в управленческий учет;
- Переоценка валютных счетов - позволяет выявить курсовые разницы по валютным счетам и отнести их на указанные счета доходов и расходов;
- Специальное распределение управленческих счетов - документ «Специальное распределение» может быть использован в случаях, когда необходимо распределить некоторые затраты по произвольной базе. В документе выбирается вид операции, указываются закрываемый и корреспондирующий счет, а также выбирается способ заполнения субконто корреспондирующего счета. Для фильтрации данных закрываемого счета на подчиненной закладке документа «Отбор» могут быть назначены дополнительные фильтры по данным закрываемого счета.
- Закрытие месяца – предназначен для расчета финансового результата и распределения затрат по заданным профилям, документ может формироваться за любой, произвольный период.
- Фиксация периода от изменений – предназначен для закрытия управленческого учета до бухгалтерского, с автоматическим отслеживанием изменений закрытого периода и отнесений их в следующий открытый.
- Механизм временных проводок - Для применения принципа МСФО в ведении учета незадокументированных операций в системе «ИТАН: Управленческий баланс» предусмотрен механизм временных проводок. Механизм позволяет помечать операции как временные, принимать их к учету, а при отражении документа в операционном учете – сторнировать проводку. В механизме заложены удобные средства поиска и сторнирования временных проводок.
- Ручной ввод управленческих субконто - механизм ручного ввода субконто выполняет задачу заполнения аналитики проводки в случаях, когда исходных данных документа основания для автоматического заполнения не достаточно.
Управленческая отчетность - для успешного управления компанией необходима информация, которая позволила бы:
- отследить состояние и результаты деятельности компании;
- понять схему изменения материальных и денежных потоков.
Управленческая отчетность является основой для проведения управленческого и финансового анализа.
Стандартные отчеты - в модель учета включен набор стандартных бухгалтерских отчетов, предназначенный для получения данных по остаткам и оборотам счетов и проводкам в самых различных разрезах. Многие отчеты представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя построенные ранее отчеты. При самом нижнем уровне детализации данных обычно выполняется переход к конкретному документу, а от него можно построить отчет по движениям, или посмотреть дерево подчиненных документов или посмотреть проводки этого документа.
Рис. Стандартные управленческие отчеты.
Специальные отчеты: специальная отчетность служит для контроля правильности трансляции данных и состояния управленческого учета.
- Для анализа трансформации данных РСБУ в данные выбранной модели учета используется отчет «Анализ трансформации бухгалтерских оборотов». Отчет позволяет с независимой стороны проанализировать полноту трансформации данных РСБУ в данные выбранной модели учета и выявить отклонения с расшифровкой.
Рис. Отчет «Анализ трансформации бухгалтерских оборотов (УБИ)»
- Для проверки правильности формирования проводок с использованием механизма активно-пассивных счетов применяется отчет «Анализ трансформации активно-пассивных счетов (УБИ)»
- Для анализа из чего сложился управленческий учет используется отчет «ОСВ по маркерам проводок». Отчет раскладывает счета управленческого учета по источникам формирования: бухгалтерский учет, ручные корректировки, проводки управленческих документов.
Рис. Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по маркерам проводок»
Финансовые отчеты - управленческая отчетность составляется по общепринятым принципам учета.
В типовой модели организации управленческого учета, с помощью конструктора финансовых отчетов (КФО), реализованы следующие основные
- Баланс - предоставляет данные для анализа активов компании, его обязательств и составляющих капитала;
- Прибыли и убытки - позволяет оценить объемы продаж, величины затрат, валовой и чистой прибыли по периодам, ЦОУ, ЦФО и Направлениям деятельности;
- Движение денежных средств - дает возможность оценить реальный денежный поток. В условиях дефицита денежных средств особую значимость приобретает каждый шаг, направленный на рост эффективности их использования;
- Для сравнения отчетов «Баланс» и «Прибыли и убытки» по показателю «Прирост капитала» разработан отчет:
- Прирост капитала - раскрывает формулу: Капитал = Активы – Обязательства
Примеры отчетов:
Анализ эффективности ЦОУ:
Отчет о прибылях и убытках:
Отчет о движение денежных средств:
