Необходимость ведения учета договоров является одной из ключевых задач бизнес-деятельности каждой компании. Выполнение его в программах Excel или Word, входящих в пакет MS Office, малоэффективно, поскольку отнимает слишком много времени. Выходом может стать 1C учет договоров, способный значительно облегчить работу и контроль исполнения обязательств. Для этого разработчики бухгалтерских приложений внедрили соответствующий блок.
Покажем, как вести 1C учет договоров максимально правильно и результативно.
Использование справочника «Договор»
- Для заполнения карточки следует воспользоваться инструментарием главного меню приложения.
- Далее следует выбрать раздел справочников.
- Находим блок покупок и продаж.
- Затем кликаем по справочнику контрагентов или договоров.
При выборе первого справочника сначала откроется карточка контрагента, где и следует выбрать договор. При выборе второго – сразу становится виден журнал учета открытых в конфигурации ранее договоров.
Ведение учета договоров в 1C предусматривает также и заполнение карточки договора.
Вверху можно увидеть 4 закладки, каждую из которых рекомендуется заполнить соответствующими данными. Расскажем подробно, как это сделать.
Заполнение закладки «Главное»
- Реквизит «Вид договора» включает 7 вариантов; чаще всего в практике отечественных компаний задействуются «С покупателем» либо «С поставщиком».
- Затем заполняется поле организации, с которой заключается договор.
- Далее из справочника контрагентов выбирается нужный.
- В поле номера договора вписывается присвоенный в данном случае (он может оказаться неуникальным, будучи назначенным непосредственно контрагентом).
- Теперь вносим дату договора.
- Наименование подставляется автоматически во время внесения даты и номера договора.
- Указываем срок действия документа.
- Выбираем вид расчетов.
Также здесь есть еще и блоки расчетов, НДС, подписей и дополнительной информации, заполняемые, если это необходимо.
Закладка «Документы»
Нажав, мы можем открыть журнал сформированной документации, где был использован наш договор. В нем предусмотрено наличие столбцов, содержащих номер, дату и тип нужного документа, а также указывающих вид произведенной операции, сумму и валюту, используемую при расчетах.
Закладка присоединенных файлов
Позволяет загрузить сформированную в рамках рассматриваемого договора или контракта документацию, включая договоры, акты выполненных работ, счета-фактуры, товарные накладные и др.
Специалисты советуют вести управленческую отчетность 1C предельно аккуратно, прикрепляя договора и другие виды документов, подписанные обеими сторонами и с поставленными печатями.
Подготовка договора
Обычно эта задача входит в сферу ответственности куратора. В достаточно крупных организациях это может быть сотрудник юридического отдела или работник другого подразделения, непосредственно связанный со стороной, с которой подписывается договор.
Он занимается составлением контракта (соглашения или договора), собирая и прикрепляя у нему всю нужную документацию – например, правоустанавливающую или учредительную. Благодаря применению современных технологий, управленческая отчетность 1C предоставляет широкие возможности для эффективного ведения бизнеса и минимизации возможных ошибок и обусловленных ими рисков.
Также куратор обычно занимается и организационными вопросами подписания сторонами обязательств по контракту или соглашению. Каждая компания может разработать собственные договорные шаблоны для наибольшего удобства. В 1С предусмотрено наличие блока, помогающего составить стандарт договора, который находится в основном меню «Справочников» (подраздел покупок и продаж). При желании можно воспользоваться как предлагаемым шаблоном, так и усовершенствовать его с учетом индивидуальных потребностей предприятия.
Тем более, что пользоваться блоком шаблонов договоров очень удобно, потому что в него можно вносить согласованную с контрагентом информацию. Когда все нужные реквизиты внесены, шаблон можно отправить на печать.
Как вести журнал договоров
Он располагается в основном меню «Справочников» (блок покупок и продаж). При заполнении нужно ввести наименования контрагента и организации, вид договора и «Действует на…». В таблице также указываются сроки действия соглашения и его валюта.
Журнал договор имеет функцию поиска нужного документа по определенным данным. Нажатие правой кнопки мышки приводит к открытию меню, в котором нужно выбрать опцию расширенного поиска, где можно определить, что именно требуется найти. Такая возможность позволяет быстро находить требуемые контракты и договоры.
Непосредственно из журнала можно распечатать не только сам документ, но и конверт подходящего размера, имеющий логотип компании и адрес контрагента.
Как хранить договоры
Это можно делать как в форме отсканированного документа, так и подписанного на бумаге. Первый способ хранения можно осуществить, прикрепив файл в блоке договора (закладка прикрепленных файлов).
Хранение же бумажных носителей с подписями и печатями, как правило, является задачей юридического отдела предприятия. Если его нет, это становится обязанностью куратора либо другого ответственного лица. Также нужно соблюдать и срок хранения договорной документации.
