Важной задачей при организации управления затратами на закупки является выявление потенциала снижения затрат. Для этого необходимо отслеживать все финансовые операции в сфере закупок, от работы с объемами закупки до выбора подходящих контрагентов. Автоматизированное управление затратами на закупки осуществляется в специализированных программах (чаще всего на базе 1С). Они позволяют получать достоверную и актуальную информацию на любой период времени, распределять затраты по их типу и отслеживать взаимосвязь между ними. Также при помощи управления затратами становится возможным выявление скрытых потерь при организации закупок – например, на транспортировку, нецелевое использование ресурсов или излишнюю обработку.
