Подсистема «ИТАН: Управление договорами» предназначена для управления входящими и исходящими внешними договорами предприятия: планирования договоров, учета договоров и их выполнения. Автоматизация управления договорами с помощью этой подсистемы обеспечивает контроль по нескольким критериям: по бюджету, срокам, обязательствам, платежам. Управление договорами – программа, которая позволит облегчить работу современного предприятия.
Основные поля договора
- Общие сведения о договоре: номер внутренний, дата, внешний номер договора.
- Контрагент.
- Предмет договора.
- Условия оплаты и поставки.
- Сроки действия договора (в том числе, изменяемые дополнительными соглашениями).
- Статус договора: проект, согласован, отклонен, подписан, исполнен, закрыт, архив.
- Центр ответственности (подразделение).
- Ссылка на директорию с договором.
- Таблица с указанием планируемых сроков, сумм оплат и начислений по договору.
- Раздел «Документы» с перечнем документов и датой их фактического предоставления.
Возможности подсистемы «Управление договорами»
- Проверка на бюджетные лимиты БДДС каждого договора.
- Формирование графиков оплаты (регистрация в платежном календаре) в соответствии с условиями договора.
- Формирование заявок на платежи из строк оплат договора.
- Номенклатурная спецификация договора.
- автоматизация управления договорами – это контроль сроков исполнения договора, в виде отчетности и напоминаний.
- Отбор и сортировка по реквизитам журнала договоров.
- Формирование позиций оплат по начислениям, и наоборот.
Отчетность по Договорам
- Формирование реестра договоров по различным параметрам договора (статус, сумма, аналитика)
- Получение истории договорной деятельности по договору, доп. соглашениям (по версиям договора и соглашений).
- Анализ исполнения статей бюджета по договорам и соглашениям. Расшифровка бюджета.
- План-факт обязательств по договорам (начисления, оплаты, задолженность).
- Осуществляя управление договорами, программа выполняет анализ доходов и расходов по договорам.
Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Концепция подсистемы «ИТАН: Управление договорами»
Описание объектов подсистемы «ИТАН: Управление договорами»
Справочник «Виды аналитик договоров»
Данный справочник определяет используемые виды аналитических признаков подсистемы «ИТАН: Управление договорами», программа использует 8 системных признаков (контрагент, проект, ЦФО и т.п.) и 12 произвольных (направление деятельности, куратор договора и т.п.).
Рисунок 2. Справочник «Виды аналитик договоров»
Рисунок 3. Справочник «Виды аналитик договоров»
Рисунок 4. Справочник «Состояние договоров»
Виду договора соответствует аналитическое обеспечение, который определяет предмет обмена между сторонами договора (обязательства – деньги; деньги – товар; деньги – деньги и т.д.).
Рисунок 5. Справочник «Виды договоров»
Документ «Договор» определяется видом договора. Состоит из частей договора, первая из которых основная, описывает главную часть договора, и его условия.
Рисунок 6. Документ «Договор»
Рисунок 7. Документ «Договор»
Также программа «Управление договорами» содержит документ «Часть договора» регистрирует основные условия договора: аналитику договора, сумму, сроки, предмет договора, пункты договора, и ссылку на внешние файлы с договором.
Рисунок 8. Документ «Часть договора»
Рисунок 9. Документ «Часть договора»
Справочник, подчиненный документу «Часть договора», определяющий сроки начала, предметную и финансовую характеристику, в виде набора позиций.
Рисунок 10. Справочник «Пункты договора»
Подчинен «Пункту договора». Определяется в зависимости от предмета договора. Набор позиций представлен в виде спецификации. Спецификация - набирается автоматически позициями договора одного вида. Для позиции пункта договора в объектах учетной системы определяется ее аналитика, например: номенклатура, Статья, ЦР и ЦО.
Рисунок 11. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 12. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 13. Справочник «Позиции договора»
Рисунок 14. Справочник «Позиции договора»
Регистр хранит актуальные данные о позициях договора, и используется для построения различной отчетности.
Рисунок 15. Регистр «Данные договора»
После настройки регистрации документов «ИТАН: Управление договорами» в подсистеме «ИТАН: Управление денежными средствами» по каждому документу «Часть договор» создается документ «Платежный ордер», который регистрирует плановые оплаты и фактические платежи для построения платежного календаря, и планирования платежей на предприятии.
Рисунок 16. Регистрация данных договоров в платежном календаре
Рисунок 17. Отчет «Платежный календарь» с учетом договоров
По сформированным данным на основании договоров можно построить отчет об исполнение бюджета ДС.
Рисунок 18. Отчет «Исполнение бюджета ДС» с учетом договоров
Рисунок 19. Отчет «Реестр договоров»
Автоматизация управления договорами позволяет формировать эти отчеты, чтобы анализировать план-факт исполнения договоров по обязательствам организации и обязательствам контрагента.
Рисунок 20. Отчет «Исполнение договоров»
Отчет «Графики договоров» наглядно показывает календарные графики по всем позициям и аналитикам договоров.
Рисунок 21. Отчет «Графики договоров»
