Согласование договоров в программе 1С составляет существенную часть объема всех документов в компании. Это связано с необходимостью заключения договоров купли-продажи, аренды, лизинга и других видов договоров. Автоматизация учета договоров помогает упростить ведение документооборота.
Автоматизация договорной работы обязательно должна учитывать важность занесения в базу информации о контрагентах: сроки действия договоров, суммы и другая информация. В программе "1С: Документооборот" процесс согласования и автоматизации договорной деятельности проходит автоматически, что позволяет избежать ошибок и ускорить процесс исполнения обязательств по договорам.
В «1С» согласование и учет договоров будет происходить максимально автоматизированно. Конечные пользователи программы получат готовые данные о состоянии каждого договора на предприятии.
Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):
- «1С: Учет договоров 8» должна содержать коммерческие предложения;
- Программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения;
- Также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др. В «1С: Документооборот» договорная работа должна быть комплексной.
В системе «1С» процесс учёта договоров включает в себя множество различных этапов, в которых задействованы сотрудники организации.
Договорную работу можно назвать основой бизнес-деятельности любого предприятия, независимо от его направления. Для автоматизации и повышения эффективности обработки документов используются специальные программы учёта и согласования договоров.
Согласование договоров в системе «1С» и автоматизация работы с ними играют важную роль в повышении рентабельности компании и её устойчивости на рынке.
Автоматизация согласования договоров и учет договоров в программе 1С позволяют упростить работу с ними на каждом этапе:
- Подготовка проекта нового договора и дальнейшее управление договорами 1С;
- Создание регистрационной карточки договора с номером;
- Программа для работы с договорами ведет автоматизацию согласования договоров;
- Осуществляет передачу контрагенту на подпись, чтобы ускорить согласование договора в 1С;
- Осуществляет контроль сопроводительной документации, позволяя ускорить согласование договора в 1С;
- Планирование исполнения договора;
- Производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
- Фиксирует также их расторжение;
- Осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.
Управленческая отчетность 1 С – это широкие функциональные возможности. Автоматизация учета договоров значительно облегчает осуществление многих операций при выполнении их в автоматическом режиме. Так, при ведении учета договоров в программе «1С: Документооборот 8» предусматривается возможность автозаполнения шаблона.
Автоматизируя составление и учет договоров, программа позволяет автоматически заполнять следующие карточки договора:
- Номер;
- Дата заключения;
- Контрагент;
- Время действия;
- Размер суммы и пр.
Особенно важно, что программа для учёта договоров поддерживает работу с файлами в форматах OpenOffice и Word. В 1С можно заполнять договоры, используя различные шаблоны. При этом можно вводить как основные, так и дополнительные сведения, такие как предмет договора, условия платежей и данные о реквизитах организаций и контрагентов, включая номер банковского счёта.
Данная программа позволяет указать необходимые реквизиты, например, номер договора, при заполнении соответствующих полей.
Автоматизация учета договоров предполагает, что регистрационные карточки договоров находятся во встроенном справочнике программы «Внутренние документы». Для определенного вида внутренней документации создается флажок «Является договором». Когда данный флажок установлен, документ начинает автоматически считаться договором. Программа для учета договоров на базе 1С начинает учитывать его. У всех договоров внутри программы для учета договоров 1С есть специальная карточка с особыми реквизитами.
Реквизиты карточки договора
Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, когда происходит учет договоров, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов, чтобы учет договоров был всесторонним.
Также в карточке должна быть информация о сроке действия заключённого соглашения: его начале и окончании, а также о том, является ли договор бессрочным или имеет определённый срок действия с возможностью продления. Это необходимо для контроля за соблюдением сроков соглашений и своевременного их продления. Программа 1С полностью отвечает этим требованиям.
В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора.
Данная информация особенно важна при:
- Поиске документов,
- Формировании сводных отчетов,
- Проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
- Контроле присутствия сопроводительной документации.
При ведении учета договоров «1С» можно загрузить в программу из Общероссийского классификатора валют, а курсы — с сайта РБК. Автоматизация управления договорами также позволяет настроить определенный вид валюты по умолчанию. В «1С: Учет договоров 8» по сумме также можно применять и к другим документам — счетам, счетам-фактурам, накладным, актам приема-передачи и др.
Согласование договоров
Данный этап является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Он позволяет использовать расширенные возможности согласования:
- Смешанное (последовательно-параллельное);
- Условное;
- Автоподстановка;
- С учетом графиков работы;
- С использованием составных бизнес-процессов.
Смешанное согласование означает, что его могут выполнять одновременно несколько исполнителей, или же участники могут делать это последовательно, затем снова одновременно и так далее.
Автоматизация процесса согласования договоров позволяет настроить его в соответствии с определёнными условиями, такими как сумма сделки, контрагент и другие. Для этого в 1С существует возможность настроить согласование договоров с учётом этих условий. После настройки маршрут и процесс согласования будут автоматически определены и применены к каждому договору.
В режиме автоподстановки в шаблоне бизнес-процесса можно указать название специальной функции, которая возвращает ссылку на пользователя или роль. При создании бизнес-процесса на основе шаблона, программа автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в процесс.
В программе учёта договоров уже есть предустановленные автоподстановки. При согласовании договоров учитывается график работы исполнителей. Эта возможность доступна в версии КОРП.
Согласование договоров в 1С с использованием составных бизнес-процессов начинается с создания процесса «Обработка внутреннего документа». Этот процесс реализует общую схему формирования и исполнения документа. Автоматизация согласования позволяет создавать составные бизнес-процессы, которые включают в себя не только согласование, но и утверждение, регистрацию, рассмотрение и исполнение внутреннего документа.
В дальнейшем сформированный бизнес-процесс можно использовать в качестве образца для создания собственных бизнес-процессов компании. Эта функция также доступна в версии КОРП.
Передача на подпись контрагенту
При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.
Также в журнале предусмотрена функция фиксирования передачи корреспонденту - контактному лицу корреспондента, предусматривающая указание контактного лица в графе «Кому передан».
В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.
Отчет «Журнал передачи» содержит перечень документов, находящихся у корреспондентов. В нем же можно ознакомиться со списком невозвращенных в срок документов, в 1С автоматизация договоров предусматривает данную возможность.
В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале (программа для работы с договорами фиксирует каждый документ).
Контроль сопроводительной документации
Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:
- Приложения;
- Дополнительные соглашения;
- Протоколы переговоров и разногласий;
- Подрядные договоры;
- Накладные;
- Акты;
- Переписку и др.
При ведении в «1С» учета договоров предприятия можно увидеть структуру связей по каждому отдельному договору, проследить всю историю переписки по нему, получить список всех дополнительных соглашений, актов и т.п. Система предусматривает множество возможностей осуществления контроля сопроводительной документации.
Планирование выполнения договора
С целью исполнения договора и периодически возникающих обязательств, в частности, ежемесячных выплат или отгрузок, можно применять механизм периодических бизнес-процессов. При необходимости каждый месяц производить оплату по договору, например, 10-го числа, ответственный за данный договор должен сформулировать для бухгалтера первое поручение «Выполнить оплату по договору» и указать расписание. Функция содержится в версии КОРП.
Учет срока действия договора
В карточке каждого документа содержатся реквизиты, необходимые для указания срока его действия. В программе «1С» есть функция, позволяющая получать списки договоров, у которых скоро закончится срок действия. В отчете могут быть показаны договоры, действие которых подходит к концу на этой или на следующей неделе, в этом или в следующем месяце.
Продление срока действия
Также карточка договора может содержать порядок продления договора, содержащийся в специальном реквизите Продление, могущего иметь следующие значения: «Не продлевается», «Допускает продление», «Автоматическое продление» (на год, квартал, месяц, бессрочно).
Осуществление контроля
При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:
- Список заключенных договоров;
- Договоры, у которых истекает срок действия;
- Расторгнутые договоры;
- Сопроводительные документы;
- Динамика изменения сумм договоров;
- Динамика числа договоров.
Расторжение договора
Для удобного учёта расторгнутых договоров в программе для согласования договоров предусмотрен реквизит «Расторгнут». В этом поле можно указать причину расторжения договора: например, по дополнительному соглашению или решению суда.
Автоматизация учета договоров и автоматизация согласования договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п., что ускорит процесс согласования договоров в 1С.
Другие процессы
В программу для работы с договорами (или систему согласования договоров в 1С) входят различные процессы, связанные с договорной работой. Например, это управление договорами в 1С и поиск документов по их атрибутам с помощью функции «1С: Договоры».
В версии КОРП автоматизация управления договорами позволяет выполнять потоковое сканирование документов и штрих-кодирование документов. Поиск по штрих-коду договора упрощает процесс согласования документации с помощью 1С.
Воспользуйтесь бесплатной квалифицированной консультацией от специалистов компании «ИТАН», чтобы детальнее разобраться в теме «Учет договоров в 1С» и подобрать оптимальный программный продукт на платформе 1С для вашего бизнеса. Наших специалистов отличает глобальный опыт работы с предприятиями разного типа, а также возможность подобрать программу под любой бюджет и любые потребности. Оставьте вашу заявку на консультацию прямо на странице – она проводится в режиме онлайн и не занимает много времени.
При заполнении заявки понадобится минимум ваших данных – ФИО, телефон, электронная почта, также можно указать тему обращения и конкретные вопросы, которые хотелось бы задать специалистам компании «ИТАН» по теме учета договоров в 1С. Оказанная консультация и выполненное после нее внедрение учета договоров в 1С – эффективное решение для вашего бизнеса!
