Автоматизация бюджетирования и казначейства с помощью программных продуктов ИТАН помогает решить множество проблем, сделав работу предприятия более успешной. Однако все равно остаются сложные вопросы, ответ на которые мы и постараемся дать в этом материале.
Резерв бюджета
Часто в компаниях руководители стремятся строго ограничить расходы по некоторым статьям, а руководство подразделений справедливо полагает, что может не вписаться в выделенный бюджет. Что же поможет разрешить подобные конфликты? Можно найти компромисс путем выделения в бюджете резерва расходов. В большинстве случаев его размер равен 20% от суммы затрат. Если понадобится, эти средства можно направить на те цели, на которые посчитает необходимым руководство подразделений. Правда, чтобы воспользоваться резервными средствами, ему каждый раз нужно будет обосновать целесообразность расходов.
Обычно резерв оказывается неисчерпанным до конца. Это выгодно обеим сторонам: руководители компании могут до минимума снизить расходы, а руководство подразделений будет уверено в том, что при необходимости получит дополнительное финансирование.
Кто кого должен содержать
При автоматизации бюджетирования руководству организаций, которые занимаются разными видами бизнес-деятельности, приходится отвечать на один важный вопрос: «Как оптимально распределить общие расходы между всеми подразделениями?» Это могут быть, например, затраты на ремонт, технические службы, секретариат, содержание охраны и самого топ-менеджмента.
Проще всего, казалось бы, распределить эту сумму между подразделениями поровну. Однако, как показывает практика, это не самый лучший выход, потому что все подразделения приносят разную прибыль. Одно может зарабатывать в несколько сотен раз больше, чем другое. Если же определить им одинаковые доли общих расходов, то подразделение, которое зарабатывает больше, спокойно выдержит нагрузку, а второе окажется на грани рентабельности.
Правильнее будет распределить все расходы между отдельными подразделениями компании путем вычисления индивидуальных коэффициентов. Их нужно специально рассчитать для каждого подразделения. Таким образом, общие расходы можно распределить относительно доли затрат подразделений в общем объеме совокупных корпоративных затрат.
Например, затраты самого крупного подразделения могут равняться 70% от всех общих затрат предприятия. Это означает, что на него нужно списать и 70% общих корпоративных расходов. Эксперты советуют и другой способ определения данной суммы: можно ориентироваться на долю подразделения в фонде заработной платы или даже выручки всей компании.
Распределять общие корпоративные расходы довольно трудно: это требует много времени и сил. Поэтому не все компании стремятся выполнять это непростую задачу. Однако это жизненно необходимо, потому что позволяет определять, во сколько обходится содержание каждого подразделения и размер его реальной прибыли.
Бюджетирование по плану и фактически
Бюджетирование является не только инструментом планирования. Оно еще позволяет оценить степень успешности реализации отдельных проектов и общее положение дел в организации. Нужно всего лишь провести сопоставление плановых и фактических показателей бизнеса, чтобы получить полную картину.
План-факт анализ можно выполнять каждый месяц как для финансового бюджета, так и для каждого из операционных. Целью план-факт анализа является определение причин появления отклонений от выполнения плана. Если планы по доходам перевыполняются, в то время, как расходы не превышают рамки лимитов, можно не беспокоиться. Но если эти цифры расходятся в обратном направлении, это должно насторожить руководство.
В этом плане многое определяется областью бизнес-деятельности компании, ее размерами и прошлогодними показателями. Если компания работает в условиях высокой конкуренции, и ее прибыль составляет от 3 до 5%, то в этом случае отклонение закупочной цены от запланированного размера в бюджете запасов уже на 2% или 3% ведет к потере большей части прибыли. Это может угрожать даже самому существованию организации. Если же прибыль равна 20-30%, то при повышении цен на закупку сырья на 3-5% прибыль тоже станет меньше, но не будет угрожать положению компании на рынке.
Для успешной автоматизации бюджетирования необходимо правильно настроить систему быстрого сбора всех необходимых данных. Если этого не сделать, можно упустить время для принятия мер по исправлению ситуации. Поэтому компания, которая хочет успешно внедрить бюджетирование, должна усовершенствовать учет всех своих хозяйственных операций. Помочь в этом могут программные решения компании ИТАН.
Основные шаги автоматизации бюджетирования и казначейства
- Определение финансовой структуры организации: составление перечня подразделений, для которых необходимо сформировать бюджет.
- Выбор видов нужных бюджетов.
- Определение форматов бюджетов и технологии их формирования.
- Определения процедур оценки проведения анализа и контролирование исполнения бюджетов.
- Распределение функций, обязанностей, зон ответственности и способов взаимодействия всех участников бюджетного процесса.
