Система казначейства

В последнее время некоторые отечественные компании оказались в довольно сложной ситуации: недостаток финансовых средств при требованиях со стороны кредиторов незамедлительно погасить долг. Чтобы «остаться на плаву», большинство предприятий предпринимают достаточно очевидные меры - повышение цен либо же снижение объема инвестиций. Но в ряде случаев это приводит к обратному: высокие цены на продукцию снижают ее конкурентоспособность, а отказ от инвестирования замедляет темпы развития компании. Оптимизация процессов управления финансами и внедрение казначейства (так называемое корпоративное казначейство) почти всегда помогают улучшить положение предприятия на рынке.

Мероприятия, способствующие оптимизации движения денежных средств:

• оперативное планирование,
• бюджетный контроль заявок на расход средств,
• управление оборотным капиталом,
• план-фактный анализ.

Комплекс перечисленных инструментов принято называть системой казначейства. Во многих компаниях в том или ином виде она уже есть, правда, внедрение казначейства проведено в весьма усеченном виде, но многие организации только начинают думать о необходимости внедрения подобной системы и определении цели казначейства. Конечно, руководство каждого предприятия стремится к тому, чтобы эта технология работала эффективно, давая положительные результаты, в частности, чтобы внедрение казначейства устраняло кассовые разрывы и помогало принимать верные управленческие решения.

Система казначейства: основные проблемы

Перед проведением внедрения нужно заранее ознакомиться с обычными проблемами, встречающимися практически в любой организации, и найти варианты их устранения. Понятно, что сложнее всего осуществить внедрение казначейства в крупных корпоративных структурах, имеющих множество филиалов.

Казначейство: что это такое

Внедрение казначейства имеет главную функцию - управление денежными потоками. Программа для казначейства обеспечивает планирование и расчет требующегося количества финансов в определенный отчетный период с выявлением временных отрезков, когда возможен их недостаток либо избыток. Правильный расчет и эффективное планирование и внедрение казначейства помогают избегать сложных ситуаций и рационально задействовать имеющиеся ресурсы. Финансовый поток компании формируется из распределенных по периодам поступлений и выплат денег, получаемых в процессе бизнес-деятельности организации после того, как установлены цели казначейства, что и отслеживает внедрение казначейства.

Основные задачи казначейства

Внедрение казначейства и управление денежными потоками является важнейшим компонентом финансового менеджмента, стратегические цели которого состоят в повышении рыночной стоимости предприятия с помощью вынесения управленческих решений, направленных на рост ключевых показателей, определяющих эту стоимость.

Оперативные цели компании состоят из обеспечения ее потребностей в финансах и оптимизации ДДС. Их достижение происходит путем выполнения следующих задач:

1. обеспечение потребности в финансах:
   • устранение кассовых разрывов;
   • поддержание оптимального запаса денег по центрам учета;
   • анализ доступности финансов;
2. оптимизация денежных потоков:
   • календарное планирование финансовых средств;
   • определение и контроль KPI;
   • проведение платежей в рамках бюджетного лимита;
   • управление договорными отношениями;
   • согласование заявок на расходы;
   • управление дебиторскими и кредиторскими задолженностями;
   • план-фактный анализ календарного плана.

Управление ликвидностью и планированием денежных средств осуществляется и при помощи бюджетирования, тесно связанного с казначейством. Однако различие этих систем состоит в следующем:

• бюджетирование, как правило, отвечает за планирование долгосрочное;
• казначейство должно решать задачи оперативного планирования (краткосрочного).

Важные инструменты системы казначейства

Один из ключевых - бюджет движения денежных средств (БДДС). Его составление предоставляет возможность получения прогноза объема чистого денежного потока в разрезе финансовой, операционной и инвестиционной деятельности предприятия. Обычно он составляется на достаточно продолжительный период – квартал или месяц, являясь по сути бюджетным лимитом. Фактически бюджет движения денежных средств связывает между собой казначейство и бюджетирование.

Формирование БДДС проходит в 3 этапа:

1. определение размеров выплат и поступлений;
2. определение объема и структуры внешнего финансирования;
3. корректирование БДДС для обеспечения минимального остатка финансовых средств.

В группе компаний инструмент окажется более информативным при создании бюджета движения денежных средств в общем для всех унифицированном формате для каждого юридического лица и формировании консолидированного БДДС для всей группы.

Как не допустить несанкционированного расхода денежных средств

Наиболее эффективным способом предотвращения этого явления остается налаженный и отрегулированный на практике механизм согласования и утверждения заявок.

Заявка -это запрос сотрудников организации на поступление/выплату финансовых средств, в котором должна содержаться полная информация о предстоящей операции:

• цель,
• получатель,
• дата.

Заявка должна быть согласована с ответственными лицами, и, если она была утверждена, на основании поступившего запроса должны быть перечислены денежные средства, покрывающие обозначенные цели казначейства. Подобная практика имеет место на большинстве предприятий и доказала свою эффективность.

Поэтому хотелось бы обратить внимание, что важно не только структура казначейства на предприятии, но и связь построения механизма формирования заявок с платежным календарем и БДДС: запрос на получение или выплату денег служит основой для платежного календаря, также на основании поступающих заявок программа для казначейства позволит сформировать реестр платежей на следующий банковский день и создать платежные поручения. Нельзя забывать и о том, что каждая заявка должна быть проконтролирована на предмет соответствия установленным бюджетным лимитам.

Если планирование бюджета движения денежных средств способно решить проблему контроля превышения бюджетных лимитов, то вопрос поддержания сбалансированности платежей, заключающийся в определении последовательности выполнения заявок и того, какие из них можно отложить, а какие – оплатить немедленно, можно решить с помощью механизма приоритетности платежей, позволяющего произвести оптимизацию платежного календаря, если объем заявок в какой-либо день оказывается больше доступной суммы финансов. Платежи в реестре следует группировать в порядке убывания их приоритета: это ускоряет принятие решения.

Нормирование остатков денежных средств

Еще одним ценным инструментом можно назвать нормирование остатков денежных средств. Определение нормы нужно для своевременного выявления нехватки или переизбытка средств и принятия решений относительно них в краткосрочной перспективе для наилучшего эффекта. Для этого нужно заранее сформулировать критерии, влияющие на решение об оплате, и снизить до минимума влияние человеческого фактора.

Для этого необходимо сделать следующее:

1. определиться с перечнем статей расходов и их статусом; обычно бывает 3 статуса:
   • статьи, оплачиваемые в первую очередь (расчеты с кредитными организациями и налоговыми органами);
   • оплачиваемые во вторую очередь (закупка товара);
   • оплачиваемые тогда, когда выполнены все платежи из 1-ой и 2-ой группы (хозяйственные нужды);
2. определить степень значимости конкретного контрагента для предприятия; сначала оплачивают счета стратегически важных партнеров, нужных для долговременного сотрудничества;
3. определение статуса договора, поскольку с одним контрагентом могут заключаться неравнозначные по степени важности для компании соглашения; если существует дефицит средств, нужно расставить приоритеты этих договоров и оплачивать счета на их основе.

При выполнении всех этих действий можно получить список статей с обозначенными приоритетами и составленный по степени их важности перечень контрагентов и договоров с ними. Такой подход предоставляет возможность устанавливать приоритет каждой из заявок без привлечения работников других отделов. Это помогает экономить рабочие часы персонала и способствует упорядочению работы подразделений компании.

Кому нужна система казначейства

Перед внедрением необходимо спрогнозировать предполагаемый экономический эффект и рассчитать затраты на реализацию проекта. Может случиться, что на предприятии малого бизнеса выгода от полученного результата не оправдает расходы на внедрение, зато для корпорации, имеющей множество сотрудников и большие обороты, казначейство не только оптимизирует ведение бизнеса, но и станет настоящим выходом из кризиса.

Чтобы проект был осуществлен с успехом, нужно выделить специалистов, которые смогут выполнять определенные функции, относящиеся к казначейству, а также создать единое централизованное управление. На многих предприятиях функциями казначейства занимаются разные подразделения: так, бухгалтерия, занимается банковскими вопросами, планово-экономическая служба - планированием ДДС, а финансовый руководитель - отчетностью.

Функционировать же наиболее результативно казначейство сможет только в том случае, когда все относящиеся к нему функции будет выполнять специально выделенное подразделение холдинга. Организационная структура должна быть построена таким образом, чтобы управлением финансовыми средствами занималось исключительно специальное подразделение и финансовый директор. Обычно его и называют казначейством. Подразделение занимается вопросами оперативного управления денежными потоками. В основе его работы должна быть организация сотрудничества с банковскими, страховыми и другими финансовыми организациями.

Когда пора начинать думать о необходимости казначейства?

• У компании возросло количество контрагентов.
• Увеличились обороты и объем финансовых операций.
• Усложнилась организационная структура (появились филиалы и т.п.).
• Компания занимается несколькими видами бизнес-деятельности, в том числе финансовой и инвестиционной.

Реализация проекта внедрения казначейства

Планируя внедрение казначейства, сначала нужно определиться с целями, требованиями к новой системе, сроками, бюджетом и выбрать ответственного за проект специалиста – казначейская программа требует ответственного подхода. Как правило, это финансовый директор.

Далее следует составить описание работы внедряемой системы. Это необходимо начинать с создания общей методологии управления финансами. Конечно, у каждого предприятия комплекс мероприятий и методика учета будут отличаться от других, поскольку учет операции в казначействе определяется не только спецификой бизнеса, но и организационной структурой, и действиями сотрудников.

Если в компании всего три отдела, с функциями казначея может справиться и бухгалтер. В этом случае он обычно и подтверждает запросы, поэтому достаточно просто создать форму заявки и сформировать БДДС.

В свою очередь, для того, чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.

Перед началом внедрения также стоит учесть и факт, существует ли в компании система бюджетирования. Это важно в том плане, что, если бюджет движения денежных средств уже формируется, не нужно снова формировать его и для казначейства.

Формирование методологии казначейства определяется структурой организации, спецификой ее бизнеса и наличием системы бюджетирования.

При разработке методологии необходимо произвести следующие действия:

1. провести анализ текущих бизнес-процессов в сфере движения финансовых потоков;
2. составить описание будущих бизнес-процессов казначейства;
3. обозначить ЦФО;
4. сформировать БДДС;
5. разработать регламент согласования заявок и их форму;
6. создать методику финансового планирования;
7. определить порядок осуществления казначейских функций;
8. описать критерии оценки эффективности работы казначейства.

В крупных компаниях казначейство обычно внедряется уже после бюджетирования, когда БДДС разработан и ЦФО определены. В этом случае бюджет движения денежных средств служит лимитом расхода финансовых средств. Все результаты описанных выше действий должны быть отражены в «Регламенте выполнения казначейских функций».