Построение эффективной системы бюджетов, позволяющей правильно планировать движение финансовых и товарных потоков, позволяет избежать многих проблем при ведении бизнес-деятельности. Что нужно сделать в самом начале процесса, чтобы постановка бюджетирования прошла успешно?
Каким компаниям это необходимо
Для фирм малого бизнеса финансовое планирование – в большинстве случаев не более чем составление смет доходов и расходов. И в этом нет ничего страшного, потому что иногда формирование детального бюджета способно лишь усложнять дела, замедляя принятие решений – если компания производит или торгует только одним видом продукции.
Однако, когда организация начинает расширяться, его финансовые потоки могут потерять прежнюю управляемость, а получение прибыли – стать менее предсказуемым. Вот тогда и необходима автоматизация бюджетирования и казначейства. Это становится особенно актуальным при серьезном повышении объема годовой выручки, реализации стратегии в различных направлениях бизнеса, росте штата сотрудников.
Грамотная постановка бюджетирования позволяет создать систему, благодаря которой руководитель может объективно оценивать ситуацию в разных подразделениях и видеть картину целиком. Также это предоставляет возможность результативно управлять как отдельными видами бизнес-деятельности, так и их сочетанием.
К тому же автоматизация бюджетирования и казначейства необходима и при привлечении внешних инвестиций, поскольку потенциальные инвесторы должны иметь достоверные данные о том, как развивается бизнес компании, которые можно получить из детализированных бюджетов.
Внедрение бюджетирования зависит в том числе и от долговременных планов организации на будущее. Если компания нацелена на последовательный рост, то для этого потребуется пройти ряд определенных этапов развития. Составление детальных бюджетов поможет прогнозировать ситуацию на каждом из этапов. Отличие бюджетирования от бизнес-планирования состоит в том, что последнее необходимо для получения оценки перспектив новых проектов, в то время как первое позволяет понять, каким образом, в каких сферах деятельности и в какое время лучше использовать доступные ресурсы, чтобы повысить эффективность работы предприятия.
С чего нужно начинать постановку бюджетирования
Как правило, бюджеты формируются вперед на год. При этом годовой период разбивается по месяцам. Подготовку проекта каждого бюджета лучше проводить за 2-3 месяца до начала их действия. Во многих компаниях сначала формируется бюджет продаж, где отражается объем продукции, который предполагается реализовать, и ее стоимость. Обычно информация для этого берется из бизнес-плана. Однако нельзя забывать о том, что цифры в нем нередко оказываются завышенными. По этой причине использовать их в бюджете следует с большой осторожностью, анализируя позицию компании на рынке и ряд других факторов.
Иногда выручка в бюджет закладывается с минимальным значением, а расходы – наоборот, с максимальным. В то же время в бюджете должны отражаться настоящие, а не завышенные или заниженные показатели. Почему это важно? Если фирма закладывает в бюджет низкий порог выручки, имея все предпосылки, чтобы превысить его, например, на треть, она однозначно его исполняет. Однако такой подход может снизить мотивацию сотрудников, делая достижение цели слишком легким и заставляя их отказываться от более сложных задач.
В случае же, если неизвестно, какой объем товара фирма сможет продать за год, можно составить бюджет продаж в следующих вариантах:
- оптимальный
- пессимистический
- оптимистический
Такой гибкий бюджет очень удобен: при изменении ситуации не нужно спешно менять стратегию действий, имея уже готовый вариант бюджета, которому нужно следовать. На основании его данных можно осуществлять наиболее эффективное управление: например, расширять штат, брать кредиты, закупать сырье и оборудование и т.п.
Какие еще бюджеты нужно составить
- Далее уже можно приступать к составлению бюджета затрат. При составлении т.н. «гибкого» бюджета затраты могут быть постоянными и переменными. Первые не определяются тем, какой объем продукции был произведен и реализован. В их число могут включаться оплата аренды помещения, зарплата, амортизация, содержание сервиса и др. Вторые увеличиваются в соответствии с ростом объема выпущенной и реализованной продукции. Норма расходов на единицу товара помогает подсчитать затраты при различных вариантах.
- В компаниях, выпускающих продукцию, производственный и бюджет продаж тесно взаимосвязаны. Например, если нужно выпустить и реализовать определенное число единиц товара, но действующих мощностей для этого недостаточно, можно будет понять, нужно ли расширяться, закупая новую технику и нанимая дополнительных работников.
- Затем необходимо приступить к формированию бюджета запасов, отражающего, какой объем ресурсов нужен для ведения бизнес-деятельности и сколько средств можно потратить на приобретение нужных товаров или сырья.
- Следующим шагом становится формирование трудового бюджета, содержащего прогноз числа людей, которым предстоит работать на предприятии в течение года, и требуемого объема средств в фонде оплаты труда.
- Далее можно приступать к формированию бюджета накладных расходов, включая административно-управленческие (направленные на обеспечение менеджмента, оплату помещения, хознужды, консалтинг и т.п.) и коммерческие (рекламные акции, маркетинг, доставка товара потребителям, работа службы сбыта и др.).
Продукт от ИТАН «Управленческий баланс» на базе «Предприятия 8» 1С помогает провести автоматизацию бюджетирования и казначейства наиболее эффективно. С его помощью можно контролировать движение денежных потоков, доходы и расходы, а также составлять точные детализированные отчеты.
