До недавних пор на многих предприятиях постановка бюджетирования осуществлялась при помощи программы от Microsoft – Excel, либо с помощью появившихся позднее специализированных программ. Впоследствии автоматизация бюджетирования уже предполагала внедрение продуктов для финансового учета, подобных ПО от «1С».
Входящее в пакет Microsoft приложение Excel чаще всего использовалось в качестве основной системы управления бюджетированием – главным образом, по причине своей дешевизны и легкости в использовании. В то время преимуществом именно этой программы служил тот факт, что сотрудники финансовых служб обычно умели ею пользоваться. Стоит отметить, что приложение позволяет создавать и вводить разнообразные формулы, проводить поиск взаимосвязей и даже формировать прогнозы. Простой импорт данных из других систем учета, как и возможность вставки текстовых отрывков и целых файлов, облегчающая способ ввода информации делали использование электронных таблиц еще более привлекательным для многих бизнес-пользователей.
Но серьезными минусами управления бюджетными процессами с использованием Excel является невозможность не то что для нескольких, а даже для двух сотрудников работать с одним документом в одно время. Для создания каждого из вариантов бюджета требовалось создание новой таблицы, что иногда приводило к проблемам, возникновению дублирующих друг друга файлов и излишне нагружало компьютеры и серверы предприятия.
Также с помощью Excel консолидацию данных нужно проводить вручную, а значит, ошибки и повторы почти неминуемы. В больших компаниях со множеством сотрудников использование таблиц приводило к проблеме сохранности безопасности данных, так как права доступа к определенным сведениям просто нельзя было разграничить. В программе также отсутствует возможность запретить исправление введенных данных, что часто приводит к их неверному изменению и потере.
Да и многие пользователи, несмотря на всю простоту, были недовольны весьма низкой производительностью Excel. Для редактирования долговременного бюджета нескольких бизнес-единиц необходимо не только открывать все документы, с ним связанные, но и пересчитывать все данные, каждый раз внося то или иное изменение. Поэтому использование программы построения электронных таблиц в крупных компаниях, оперирующих большими массивами разнообразных данных, совершенно нецелесообразно.
Многие предприятия убедились на практике, что при внушительных объемах показателей, нуждающихся в строгом планировании и тщательном контроле, эффективная автоматизация бюджетирования попросту невозможна. Для этого необходимо специализированное программное обеспечение, обладающее множеством полезных функций и богатым функционалом.
