Платежный календарь предприятия

В системе управления финансами особое значение имеет финансовое планирование. Платежный календарь предприятия – вид оперативного финансового плана либо плана денежного оборота. Является ключевым инструментом, платежный календарь предприятия дает возможность оперативно управлять средствами компании. 

В платежном календаре предприятия расходы должны подкрепляться источниками поступлений. Таким образом, платежный календарь предприятия отражает движение реальных денежных потоков в виде наличных и безналичных средств. Осуществление оперативного финансового планирования предусматривает необходимость составления и исполнения этого планового документа.

Срок действия платежного календаря

Платежный календарь предприятия действует 30, 15, 10 или 5 дней. Длительность нужно выбирать на основании времени ключевых выплат. Самым целесообразным и распространенным остается план на месяц, разбитый на декады.

Назначение:

сформировать график движения средств на выбранное время так, чтобы были оплачены все срочные платежи и не было столь неприятного явления, как кассовые разрывы.

Решаемые задачи

• Сведение прогнозного варианта планов прихода и расходования финансов к единому заданию движения денежных потоков в выбранный временной отрезок.
• Синхронизация входящего и исходящего денежных потоков для повышения результативности деятельности.
• Обеспечение приоритета выплат согласно их влиянию на результат работы.
• Управление финансами в рамках оперативного контроля и мониторинга.
• Абсолютная ликвидность денежных потоков – поддержание платежеспособности в обозначенный период.

Платежный календарь полезен для выполнения следующих функций:

• создание информационных баз по движению средств;
• ведение ее ежедневных изменений;
• расчет необходимости кредитования в случае проблем выполнения обязательств из-за отсутствия средств;
• своевременное получение займа;
• изучение неплатежей согласно источников появления и размеров;
• определение способов их устранения;
• мониторинг ситуации на рынке для размещения свободных финансов.

Структура календаря:

• I раздел – расходный (будущие расчеты и выплаты)
• II раздел – доходный (ожидаемое поступление финансов)

Оба раздела должны находиться в равновесии или, желательно, чтобы сумма доходов была больше расходов. Если сумма последних больше, это говорит об ожидающих предприятие трудностях в грядущем возмещении запланированных выплат. Основные способы выхода из подобной ситуации:

• частичное перенесение платежей на другой период;
• ускорение реализации производимых товаров;
• дополнительные источники средств.

Что нужно учитывать при формировании плана:

• сведения о важных и неуплаченных платежах;
• информацию учета операций на банковском счете;
• передачу в банковскую организацию платежек;
• графики отправки на продажу выпускаемых товаров;
• доход от их реализации;
• плановую уплату налоговых отчислений;
• данные расчетов с партнерами.

Содержащаяся в календаре информация о разделении выплат по времени помогает обнаруживать самые опасные риски появления кассовых разрывов и своевременно перераспределять платежи (используя платежный календарь предприятия, можно ставить на разное время выдачу зарплаты и уплату налогов, чтобы с наибольшей выгодой пользоваться кредитами и принимать другие эффективные меры управления финансами).

Главные особенности платежного календаря предприятия

• Постоянная актуализация: при недостатке финансов для исполнения всех запросов возможно применение правил распределения выплат на основании их вида и приоритета.
• Составленный календарь становится базой для создания реестра платежей с последующей передачей его с целью исполнения.

Иногда случается полное выполнение плана расхода денег при частичном выполнении плана поступлений (когда общая сумма поступивших к оплате заявок оказывается больше реального прихода финансов). Чтобы не появились кассовые разрывы, нужно, как упоминалось выше, ранжировать выплаты по уровню их приоритета. То есть производить оплату по более значимым статьям расходов в любом случае, а по менее важным – если появляются дополнительные условия.

В частности, своевременно оплачивать задолженность ключевым партнерам и налоги. А модернизацию производства и несрочные нужды финансировать, например, когда продажи выполнены на 90%.

Стадии создания

1. Процесс вырабатывания данных плана, выполняемый в соответствии с БДДС. Благодаря им можно конкретизировать приходы средств и оплаты.
2. Определение требующихся аналитик (договоров, контрагентов, статей БДДС), нужных для календаря. Требуется для контроля будущих поступлений и выплат.

• Формирование механизма создания и реализации плана. Выплаты и приход денег планируются по внесенным заявкам. Если они соответствуют заданному лимиту, то их можно включать в план.

1. Закрепление механизма создания и выполнения плана в регламентирующей документации, утверждаемой соответствующим приказом и обязательной для всех подразделений и сотрудников.

В документе, где установлен регламент платежной системы, должно быть обеспечено присутствие и регламента поступления заявок, сведений о сроках и отвечающих за процессы согласования и утверждения сотрудниках, зоны их ответственности, последовательность действий.

Стандартный порядок работы с платежным календарем:

• внесение заявки;
• согласование ее с руководством подразделения;
• проверка ее на соответствие принятому бюджету;
• если она ему не соответствует, то согласовывается с высшим руководством в индивидуальном порядке;
• если согласование не получено, платеж отклоняется;
• если получено, или заявка сразу соответствовала бюджету, она вносится в реестр на предстоящий период;
• далее на очереди согласование реестра с финансовым руководителем;
• оплата на основе принятого реестра.

Стоит добавить, что автоматизация позволяет удобно вести платежный календарь онлайн. Это помогает сделать оборот финансовой информации более быстрым и устраняет человеческий фактор.

Таблиц Excel для управления финансами уже недостаточно. Оснований к этому много: низкая скорость информационного потока и создания отчетов, риск дублирования данных и возникновения сбоев, затраты времени на выполнение рутинных операций.

Решить все эти проблемы способно специализированное ПО, которое поможет:

• формировать документы учета (в частности, реестры и заявки на оплату);
• ускорить процессы согласований и контроля;
• составлять отчеты по платежам, ведению календаря и выполнению других регламентов;
• разграничить уровень доступа к информации.

Резюмируя вышесказанное: создание платежного календаря требуется для своевременного выполнения обязательств предприятия и обеспечения его гарантированной платежеспособности в выбранном периоде.