Основные способы составления бюджетов

При автоматизации бюджетирования и казначейства применяются три ключевых способа составления бюджетов. Их можно использовать на стадиях планирования, дальнейшего согласования и окончательного утверждения. Эти методы называют: «снизу вверх», «сверху вниз» и итеративный способ.

Подробнее о разных методах формирования бюджетов

• при применении метода «снизу вверх» бюджет формируют на основе планов бизнес-деятельности всех подразделений организации и проектов, передаваемых руководству с целью установления их агрегированных результатов для всего предприятия;
• при способе «сверху вниз» бюджет составляют на базе целевых показателей, определяемых руководителями фирмы. Формирование целевых показателей происходит с учетом экономических прогнозов и общей стратегии развития;
• при итеративном методе в процедуру бюджетирования входит несколько этапов. Данные вначале поступают от высшего менеджмента к нижестоящему руководству, а впоследствии обобщаются по управленческой иерархической структуре снизу вверх. Иногда это происходит по несколько раз в зависимости от положения в компании.

Во время планирования руководители должны обладать отфильтрованными обобщенными данными от подразделений, используя  методы бюджетного планирования. Это необходимо, чтобы принимать взвешенные и обоснованные управленческие решения. Носителями информации являются нижестоящие сотрудники. Они получают ее в результате действия бюджетного процесса, построенного по методу «снизу вверх». Однако и они сами во многих случаях способны грамотно планировать работу, если имеют доступ к данным, предоставленным руководством. Ведь оно лучше осведомлено об общем положении дел в компании и имеет самое полное представление о долгосрочных целях.

В данном аспекте становится особенно полезным бюджетирование по способу «сверху вниз». Но на практике обычно задействуется смешанный(итеративный) вариант формирования бюджета. Он содержит в себе особенности обоих способов, из которых один преобладает.

Особенности формирования бюджетов

При бюджете, сформированном способом «снизу вверх», когда рассматриваются основные принципы бюджетирования, предусматривается получение и фильтрация бюджетных данных от менеджеров нижнего уровня к руководителям организации. Сотрудники, которые отвечают за исполнение показателей бюджета, составляют его для тех сфер деятельности, за которые они отвечают. Это дает возможность руководству, принимающему участие в формировании собственного бюджета, использовать весь имеющийся опыт, а также знание преимуществ и проблем своего подразделения. Это повышает шанс на то, что они будут довольны сформированным бюджетом и станут стремиться к достижению поставленных целей, применив корректные методы бюджетирования.

В то же время при использовании этого метода, по которому проводится подготовка бюджета, много усилий и времени тратится на согласование бюджета каждой из структурных единиц, чего не допускает эффективная система бюджетирования. Зачастую, когда производится подготовка бюджета, предоставленные снизу данные существенно меняются руководством вовремя утверждения бюджета, если решение не обосновано. При недостатке аргументации оно способно вызвать сопротивление со стороны персонала, а это должны исключать методы бюджетирования в организации.

Такое формирование бюджета, когда применяются неверные методы бюджетирования на предприятии, может привести к снижению доверия и внимания в процессе составления бюджетов у рядовых сотрудников, выражаемом в кое-как представляемых данных или преднамеренном завышении показателей в начальных версиях бюджета, формирование бюджетов производится некачественным образом, а принципы составления бюджета часто нарушаются. Подобная картина часто наблюдается в нашей стране – из-за сложной ситуации на рынке и нежелания руководителей заниматься планированием методы бюджетного планирования выбираются некорректно, особо это затрагивает бюджетирование в строительстве.

Формируемый по способу «сверху вниз» бюджет требует от топ-менеджеров предприятия точного понимания его главных особенностей, а также способностей формирования реалистичных прогнозов на отчетные периоды. Это поможет согласовать бюджеты подразделений и задать контрольные показатели по расходам, продажам и другим статьям для оценки результативности работы центров финансовой ответственности.

Самый эффективный способ формирования бюджетов

Специалисты, анализируя методы бюджетирования на предприятии и производя формирование бюджетов, считают таковым итерационный метод бюджетирования, когда вначале сверху спускают целевые финансовые показатели. Затем, после составления по способу «снизу-вверх» всей системы бюджетов фирмы вплоть до ключевых заключительных – БДР, Баланса и БДДС, происходит их анализ на предмет соответствия исполнения утвержденных руководителями целевых показателей (это может быть рентабельность, оборачиваемость, ликвидность и др.).

Когда установленные величины этих показателей будут достигнуты, бюджет и принципы составления бюджета представляются руководителям на утверждение, чтобы далее осуществлять формирование бюджетов. После прохождения этой процедуры из проектного он становится директивным, а затем рассылается сотрудникам компании с целью дальнейшего исполнения и контроля. В случае, когда в результате анализа выявляется расхождение достигнутых целевых показателей с планируемыми, руководство дает задание на подготовку альтернативной версии бюджета – следующим этапов будет формирование бюджетов. Это может происходить до принятия оптимального варианта, который и утверждается, когда составляется формирование бюджетов.

Сделать процесс менее трудоемким поможет автоматизация бюджетирования. Доверьте его специалистам компании «ИТАН», обладающим большим опытом и знаниями. Использование современного программного обеспечения позволит снизить риск негативного влияния человеческого фактора и повысить корректность данных.

«ИТАН: Управленческий баланс» позволяет гибко и тонко настроить индивидуальные особенности конкретного предприятия и автоматизировать:

• бюджетирование и финансовое планирование;

• управленческий учет и финансовую отчетность (РСБУ, МСФО т.д.);

• управление закупками, договорами и платежами;

• бюджетный и финансовый контроль, платежный календарь.

Система является универсальным многокомпонентным конструктором корпоративного финансового учета с широкими возможностями интеграции с любыми конфигурациями 1С: Предприятие 8.