Начиная планирование бюджетов после успешно проведенной постановки бюджетирования, руководство предприятия в первую очередь должно определить, какой метод планирования оно будет применять. Их всего три:
- «сверху вниз» – используется в процессе формирования бюджета топ-менеджерами организации: они предоставляют подразделениям на планируемый отчетный период определенные показатели (по прибыли, минимизации выплаты налогов, товарообороту и др.); подразделения детализируют и расшифровывают бюджеты на основании полученных показателей;
- «снизу вверх» – методологию применяют при воплощении стратегии, основанной на возможностях предприятия: подразделения предоставляют руководству бюджет, который формируется на базе их возможностей (это могут быть производственные и складские мощности, данные логистики и т.п.); при этом показатели являются субъективными, поскольку подразделения часто закладывают дополнительные риски; это приводит к «раздуванию» бюджетов, неэффективному задействованию имеющихся ресурсов и торможению развития предприятия; поэтому метод имеет существенные недостатки;
- «снизу вверх/сверху вниз» – бюджеты становятся результатами согласования финансовых целей, которые ставит руководство, и возможностей подразделений на основании оценки их менеджеров; эксперты считают этот вид планирования наиболее оправданным.
Установление периодов планирования
Анализируя способы планирования бюджета, нужно помнить, что периоды планирования могут быть разными в зависимости от потребностей организации: более мелкие фирмы формируют бюджет на месяц, более крупные – составляют стратегические планы развития, из-за чего периоды могут измеряться годами.
Долгосрочные бюджеты (когда рассматриваются способы планирования бюджета) можно разбивать на менее протяженные контрольные временные промежутки, когда подводятся соответствующие итоги. Годовые бюджеты детализируют по месяцам – для более наглядного отображения результатов их исполнения – как полностью, так и частично. Это помогает разделять годовые бюджеты по более коротким периодам, чтобы равномерно распределять по месяцам финансовые ресурсы, определяя способы планирования бюджета и производя общее бюджетирование и планирование.
Процесс построения бюджетов в системе бюджетирования 1С
Обычно создаются бюджеты для конкретных проектов, направлений бизнес-деятельности или функциональных подразделений по отчетным периодам, контрагентам или номенклатуре. Нельзя сказать, какие именно бюджеты нужны всем организациям. К решению этого вопроса нужно подходить индивидуально.
Наиболее распространенные виды бюджетов:
- БДР – бюджет доходов и расходов, отражающий их в структурированном виде по типам и содержанию;
- БДДС – бюджет движения денежных средств, отображающий источники поступления и статьи расходования финансов;
- бюджеты планирования по видам затрат и прибыли – функциональные, инвестиционные, по проектам, по центрам финансовой ответственности и др.;
- ББЛ – бюджет по балансовому листу, который используется на крупных предприятиях в качестве прогноза соотношения пассивов и активов организации.
Способы планирования бюджета можно условно разделить по методу использования на 2 типа. У каждого бюджета есть доходная и расходная часть. Их состав индивидуален для каждой организации. В статьях бюджетов могут содержаться как суммовые показатели, так и количественные: данные о численности сотрудников, количестве нужной для их работы техники и мебели, выпущенной продукции и т.д.
Когда бюджеты будут предварительно сформированы, их нужно будет скорректировать и разработать разные способы их реализации, называемые сценариями. Использование нескольких разных сценариев – это создание оптимистического и пессимистического прогноза, где должны быть учтены оказывающие влияние на исполнение бюджета факторы. Отсюда вытекает основная трендовая стратегия, где способы планирования бюджета направлены на минимизацию рисков. После утверждения бюджеты становятся базой для финансового управления на период планирования.
Регулярно (например, раз в месяц либо квартал) необходимо проводить сбор информации, как исполняются бюджеты. На основе план-фактного анализа производится корректировка бюджетов и проводится ряд мер, направленных на снижение отклонений от поставленной цели для наибольшего соответствия бюджету. Можно перераспределить средства, скорректировать бюджет, учитывая возникшие обстоятельства, привлечь дополнительные источники финансирования, применить меры персональной ответственности к причастным к исполнению бюджета сотрудникам.
Поскольку структура бюджетов за период в большинстве случаев не изменяется, для их формирования используют следующие методы:
- заполнение плановых показателей вручную;
- копирование информации за предыдущий период, учитывая плановое изменение валютного курса;
- бюджетирование и планирование на базе хранящихся в системе в разных регистрах и документах фактических и плановых сведений;
- бюджетирование и планирование путем консолидации данных из разных бюджетов, сформированных для функциональных подразделений на разные временные периоды с различными оборотными статьями, созданными с применением отличающихся сценариев.
