На основании вебинара мы разработали курс лекций по автоматизации финансового управления в компаниях, состоящий из 12 разделов, каждый из которых отвечает на часто задаваемые вопросы при выборе системы управленческого учета.
Раздел № 1. С чего начинать автоматизацию управленческого учета
Что такое управленческий учет.Управленческий учет – это систематический процесс сбора, анализа и использования финансовой и нефинансовой информации для принятия стратегических решений в организации. Он помогает управленцам планировать, контролировать и прогнозировать финансовую деятельность предприятия, оптимизировать затраты и повысить эффективность бизнес-процессов.
В данном подразделе затронуты следующие темы:
- Суть управленческого учета;
- Виды управленческого учета;
- Структура управленческой отчетности;
- Цели управленческого учета в разрезе разных видов отчетности;
- Различие целей управленческого учета и бухгалтерского учета.
Главное преимущество управленческого учета – это его гибкость и многовариантность. Прежде всего, это связано с тем, что управленческий учет индивидуален для каждого предприятия.
Постановка управленческого учета предполагает определение целей и задач учетной системы, разработку методов и процедур сбора, анализа и отчетности финансовой и нефинансовой информации, а также организацию управленческой отчетности для руководства организации.
При постановке управленческого учета стоит опираться на свой собственный опыт, взвешенно оценивать риски и нюансы и стараться рассмотреть все возможности, плюсы и минусы.
Типичные цели внедрения автоматизированной системы управленческого учета.
Прежде чем внедрять автоматизированную систему управленческого учета, необходимо грамотно и четко поставить цели:
- Общие цели автоматизированной учетной системы;
- Типичные цели потребителей и участников системы управленческого учета: Финансового директора, IT-директора и генерального директора/собственника.
Внедрение системы начинается с диагностики и сбора конкретных функциональных требований на предприятии такими элементами, как:
- Требования и задачи;
- Общие вопросы;
- Частные вопросы.
Раздел № 2. Написание методологии учетной политики управленческого учета
Учетная политика управленческого учета является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками предприятия, которые в соответствии с должностными обязанностями имеют отношение к сбору, обработке, передаче и анализу информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Иными словами, учетная политика – это совокупность принципов, правил и способов ведения управленческого учета.
Формирование учетной политики.
Каждая компания разрабатывает учетную политику для управленческого учета, учитывая свои информационные потребности и специфику деятельности.
При этом могут быть использованы принципы, изложенные в международных и национальных стандартах финансовой отчетности, или собственные подходы к учету и отражению информации о деятельности компании.
При формировании учетной политики необходимо учитывать все возможные риски и стараться предотвращать возникновение ошибок, которые могут значительно затормозить процесс автоматизации бизнес-процессов.
Выбор исполнителя по написанию учетной политики.
Выбор исполнителя для какой бы то ни было задачи - это важный этап любого проекта, поэтому нужно со вниманием относиться к этому, так как от исполнителя также зависит успех проекта, как и от Заказчика.
Варианты ситуаций работы с исполнителем:
- Когда заказчик делает всё сам;
- Когда идет совместная работа;
- Когда документы полностью делает исполнитель.
Глубина учетной политики определяется детализацией и конкретизацией правил и положений по каждому разделу. Чем более детальными и конкретными будут описаны методы учета и правила проведения операций, тем глубже будет учетная политика.
Эффективная учетная политика должна быть гибкой и адаптивной к изменениям внешней среды и внутренних процессов предприятия. Она должна соответствовать требованиям законодательства, стандартам бухгалтерского учета и финансовой отчетности, а также учитывать специфику деятельности компании и ее стратегические цели.
Раздел № 3. Что такое архитектура системы управленческого учета и почему она важна
Архитектура системы управленческого учета - это структура и организация учетных данных, процессов и методов, которые используются для сбора, анализа и представления информации для принятия управленческих решений в организации. Она определяет как информация будет собираться, обработана и представлена руководителям для принятия обоснованных стратегических иоперативных решений.
Архитектура системы управленческого учета играет ключевую роль в успешном управлении организацией, обеспечивая руководителям необходимую информацию для принятия решений, оптимизацию бизнес-процессов и контроль за финансовыми операциями, что способствует обеспечению долгосрочной устойчивости и развитию компании.
Виды конфигураций.
Существует несколько видов конфигураций, которые могут быть применены в различных областях, включая информационные технологии, технику, производственные процессы и даже управленческие системы.
Ниже представлены некоторые общие виды конфигураций:
- Типовые конфигурации;
- Отраслевые или специализированные конфигурации;
- Конфигурации, имеющие сертификат «1С:Совместимо»;
- Самописные конфигурации.
Типовая структура управленческого учета обычно включает в себя несколько основных компонентов или подсистем, которые взаимодействуют между собой для обеспечения эффективного управления организацией.
Существует три базовых основных вариантов построения системы управленческого учета:
- Система управленческого учета в составе оперативного или бухгалтерского учета;
- Система управленческого учета отдельная база данных;
- Гибридная схема: часть данных собирается из оперативного учета, а другая часть из бухгалтерского учета.
Данный вариант архитектуры часто применяется крупными производственными,
строительными и торговыми предприятиями, где без автоматизации оперативного учета невозможна деятельность предприятия.
Несомненным достоинством такого варианта архитектуры можно смело назвать нахождение всей информации в единой базе.
Однако, вопреки этому, тесная взаимосвязь данных всех учетов в системе архитектуре не позволяет изменить суть какого-либо элемента.
Система управленческого учета на основание бухгалтерского учета.
Часто, предприятия выстраивают гармонизированные системы бухгалтерского и управленческого учетов, и в таких случаях не редким является постановка автоматизированной системы управленческого учета на основание данных бухгалтерского учета.
За бухгалтерским учетом обычно следят больше, поэтому это упрощает сверку бухгалтерского учета с управленческим, что является несомненным достоинством.
В противовес этому, у такого варианта архитектуры есть ряд минусов, одним из которых является недостаточность аналитики бухгалтерского учета для управленческого.
Гибридная схема: часть данных собирается из оперативного учета, а другая часть из бухгалтерского учета.
Суть данного варианта заключается в том, что в качестве основной базы для управленческого учета выбирается информационная база оперативного учета (например, «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP» или «1С:УНФ») и четкий перечень операций этой базы, недостающие операции загружаются из бухгалтерских баз данных непосредственно в контур управленческого учета.
Данная система включает в себя положительные качества из предыдущих двух систем и не содержит никаких отрицательных качеств.
Раздел № 4. Выбор программного продукта для управленческого учета
Поиск программного продукта для управленческого учета нужно проводить с учетом конкретной ситуации, потребностей и размеров предприятия, функциональных требований и ограничений.Хорошо рассматривать анализ в связке разных продуктов по уровню потребности и размера компании:
- Микробизнес;
- Малый бизнес;
- Средний бизнес;
- Крупный бизнес.
Когда дело касается поискать программного продукта или чего-то иного, то необходимо использовать все имеющиеся под рукой ресурсы.
Поэтому, мы хотим обратить ваше внимание на ряд инструментов, облегчающих поиск программных продуктов:
- Поисковые системы;
- Каталог типовых и отраслевых решения 1С;
- Каталог 1С:Совместимо продуктов;
- «Сарафанное радио».
Во время представления презентаций с разработчиками или внедренцами ПО, необходимо тщательно подготовиться к этому вопросу. Мы советуем составить анкету выбора ПО, где будут указаны не только варианты ПО, которые Вы отобрали, но и их сравнение по различным признакам\аспектам\элементам.
Раздел № 5. Подготовка первичного учета к автоматизации
Когда цели, задачи и методология автоматизации управленческого учета сформулированы, то следует параллельно с определением ресурсов на проект и выбором программного продукта заняться подготовительными мероприятиями к самому внедрению.
Гармонизация бухгалтерского и управленческого учетов.
На предприятиях, ведущих параллельный бухгалтерский и управленческий учет, «глубинная суть» хозяйственных операций нередко отражается лишь в управленческой отчетности.
В последнее время влияние некоторых факторов, ранее заставлявших предприятия поддерживать две параллельные системы учета, ослабло. Одновременно появились стимулы, побуждающие к полному и объективному раскрытию в отчетности реального финансового положения и результатов деятельности компании:
- Преимущества сближения бухгалтерского и управленческого учета;
- Проблемы сближения бухгалтерского и управленческого учета;
- Этапы совмещения бухгалтерского и управленческого учета;
- Перечень расхождений в бухгалтерском и управленческом учете на примере;
- Единый перечень аналитики для целей БУ, УУ и НУ (статьи доходов) на примере;
- Альбом хозяйственных операций для целей бухгалтерского и управленческого учета на примере.
Оперативный учет - учет, предназначенный для предоставления информации с целью ведения текущей деятельности компании исполнительными службами. Разница между оперативным и управленческим учетом зависит от многих факторов: от масштабов самой компании, от уровня автоматизации оперативного учета, от культуры управления в компании в целом и от многих других факторов.
Таким образом, в данном подразделе можно отметить такие элементы, которые непосредственно касаются темы подраздела:
- Основные различия;
- Особенности реализации системы управленческого учета на основании системы оперативного учета.
Важно суметь грамотно применить проработанные параметры гармонизации последовательно ко всем учетным бухгалтерским и оперативным учетным базам, и выровнять справочники классификаторы по кодам и элементам.
Поэтому естественно, что в данном подразделе будет применяться такая тема:
- Справочники классификаторы.
Раздел № 6. Выбор исполнителей проекта
Выбор исполнителей проекта является ключевым этапом в его реализации. Для успешного выполнения проекта необходимо тщательно подбирать специалистов, учитывая их квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и личностные качества.Виды исполнителей.
При выборе исполнителя стоит учитывать многие факторы: опыт, личные качества, степень знакомства с продуктом и многое другое.
Поэтому, всех пользователей можно разделить на три категории, обозначенные в данном подразделе:
- Фрилансеры;
- Собственные ресурсы, представленные типичной командой;
- 1С:Франчайзи.
Основная проблема выбора 1С:Франчайзи – их огромное количество. На текущий момент существует более 7000 партнеров фирмы 1С, оказывающих услуги по внедрению и сопровождению 1С.
Список источников информации для выбора потенциального партнера:
- Рейтинг 1С:Франчайзи;
- Отраслевые внедрения;
- Сайт 1С:Франчайзи;
- Отзывы о компании;
- Тендер;
- Коммерческие предложения;
- Референс-клиенты;
- Переговоры;
- Сарафанное радио.
- Несколько советов по выбору подрядчика на внедрение управленческого учета.
Раздел № 7. Формирование проектной команды
Структурирование команды проекта — это важнейшая цель проектного управления, которая нуждается в объединении квалифицированных и опытных профессионалов в группу, способную автономно анализировать и воплощать функциональные задачи проекта.Понятие и типы команд проекта.
Каждый член команды обладает неповторимой экспертизой и осуществляет конкретные функции, которые в совокупности дают общий рассчитываемый результат. Отбор команды и ее планирование играют огромную роль в успехе проекта.
Обычно команды можно подразделить на следующие типы:
- Команда проекта;
- Рабочая/процессная команда;
- Команда управления проектом.
Формирование команды является неотъемлемой частью любого проекта, поэтому важно не только подобрать нужных участников, но, и соблюсти все этапы формирования проекта для более правильного результата.
В данном подразделе обозначено, какие обычно этапы включаются в формирование любой команды:
- Постановка общих целей и задач;
- Нахождение нужных специалистов с желаемым опытом и квалификацией;
- Распределить специалистов с линейными руководителями;
- Обеспечить команду необходимыми ресурсами;
- Сформировать окончательную команду.
Типичные ошибки при формировании команды.
Любой руководитель мечтает о команде крутых специалистов, но, часто забывает учесть какие-либо факторы, из-за чего совершает ошибки при формировании команды.
Обычно, можно подразделить ошибки на такие виды, как:
- Включение в команду специалистов, ограниченных временем;
- Недостаток технических знаний у специалистов.
Не только руководителям свойственно совершать ошибки, но, и исполнителям тоже.
Поэтому ошибки можно смело подразделить на следующие виды, как:
- Неопределенность роли каждого участника;
- Слабость в планировании и в мониторинге действий участников.
В реальной практике создать идеальную команду из существующих участников сложно из-за нехватки времени и ресурсов. Команда проекта - временное образование, главная цель которой - достижение целей проекта. Поэтому для руководителя важно стратегически сформировать высокоэффективную команду.
Эффективная команда обладает следующими качествами:
- Общая цель;
- Уверенность в ее реализации;
- Готовность брать ответственность;
- Способность анализировать проблемы и находить решения;
- Ориентация на результат и процесс;
- Взаимодополняемость.
Рабочая группа проекта - это группа людей, которая работает над выполнением определенного проекта. Рабочая группа может включать как членов организации, так и внешних специалистов, которые обладают необходимыми знаниями и навыками для выполнения задач проекта.
В данном подразделе обозначены такие члены рабочей группы, как:
- Руководитель проекта;
- Менеджер проекта;
- Эксперт;
- Бизнес-аналитик;
- Специалист;
- Программист.
Естественно, что и со стороны Заказчика тоже присутствует команда. Поэтому хотелось бы отметить, кто обычно входит в состав такой команды.
В состав команды проекта со стороны Заказчика входят такие специалисты, как:
- Руководитель проекта или заказчик проекта с менеджером проекта;
- Функциональный эксперт;
- ИТ-специалист (системный администратор);
- Программист 1С.
Плановая загрузка сотрудников Заказчика и коммуникации в проекте играют ключевую роль в успешной реализации проекта. Загрузка сотрудников Заказчика определяет, какие ресурсы, знания и навыки он будет вносить в проект, а коммуникация обеспечивает эффективное взаимодействие между всеми сторонами проекта.
Эффективная плановая загрузка сотрудников Заказчика и качественная коммуникация с ними помогут повысить эффективность работы команды, минимизировать риски и достичь поставленных целей проекта в срок.
Как оперативно управлять командой заказчика.
Управление командой заказчика представляет собой процесс координации и руководства деятельностью сотрудников Заказчика, которые участвуют в проекте. Основной целью управления командой заказчика является обеспечение эффективного выполнения задач проекта, удовлетворение потребностей Заказчика и достижение поставленных целей.
Для оперативной коммуникации по проекту рекомендуем применять следующие
инструменты:
- Один мессенджер для координации всех участников;
- Под каждую группу специалистов можно создать групповые чаты;
- Еженедельные совещания и протоколирование хода проекта;
- Делегирование, Совет-банан.
Мотивация команды играет ключевую роль в успешной реализации проекта. Это процесс стимулирования и поддержания интереса, усилий и преданности членов команды к достижению общих целей проекта. Мотивированная команда обладает высокой производительностью, готовностью к сотрудничеству и решению проблем, а также более склонна к инновациям и достижению качественных результатов.
Эффективная мотивация команды способствует созданию позитивной рабочей атмосферы, повышению производительности и достижению поставленных целей проекта.
Поэтому данный подраздел будет включать в себя такие аспекты, как:
- Мотивация персонала в проектах автоматизации;
- Мотивационные схемы для различных групп сотрудников.
Раздел № 8. Реализация проекта внедрения
Подготовка к проекту.
Подготовка к проекту играет ключевую роль в его успешной реализации. Этот этап включает в себя ряд действий и мероприятий, направленных на обеспечение основ для успешного выполнения проекта и достижения его целей. Важно тщательно продумать и подготовиться к каждому аспекту проекта, чтобы уменьшить риски и повысить вероятность успешного завершения.
Этапы подготовки к проекту:
- Моделирование бизнес-процессов в типовом решении, составление ЧТЗ;
- Подготовка и согласование правил ввода остатков;
- Создание регламента разработки (работа с хранилищем, правила наименования новых объектов и комментариев и т.д.);
- Подготовка таблицы матрицы функционала (укрупненно) и прав пользователей.
Одной из наиболее популярных методологий управления проектами является методология Водопад. Методология Водопада предполагает последовательное выполнение этапов проекта, где каждый последующий этап начинается после полного завершения предыдущего.
Методология Водопада отличается от других подходов, таких как Agile, тем, что предполагает жесткое линейное выполнение этапов проекта. Этот метод подходит для проектов, где требования и цели четко определены заранее, а изменения в процессе разработки маловероятны или нежелательны.
В полном курсе более подробно описаны темы:
- Преимущества Водопада;
- Недостатки Водопада;
- Для каких проектов лучше всего подойдет Водопад.
Agile - это гибкая методология управления проектами, которая позволяет быстро адаптироваться к изменениям и требованиям за счет итеративного и инкрементального подхода к разработке продукта. В состав Agile входят различные методы и подходы, такие как Канбан и Скрам.
Обе методологии, Канбан и Скрам, позволяют командам быстро реагировать на изменения, управлять задачами эффективно, повышать качество и доставлять ценность клиентам.
В полном курсе более подробно описаны темы:
- Преимущества Agile;
- Недостатки Agile-методологии;
- Для каких проектов лучше всего подойдет Agile.
Гибридная технология управления проектом - это подход, который объединяет элементы Водопад и Agile для достижения оптимальных результатов в управлении конкретным проектом. Этот подход позволяет командам гибко адаптироваться к изменяющимся условиям и требованиям проекта, сохраняя при этом структурированный подход к управлению и контролю его выполнения. Гибридная технология управления проектом может быть эффективным решением для комплексных проектов, которые требуют комбинации различных подходов к управлению.
В полном курсе более подробно описаны темы:
- Преимущества гибридной методологии;
- Недостатки гибридной методологии;
- Для каких проектов лучше всего подойдет гибридная методология;
- Как применять подходы гибкой методологии.
Если рассматривать методологию проекта - Водопад, то здесь этапы проекта отличаются своими особенностями.
Этапы проекта:
- Предпроектное обследование;
- Подготовка проекта;
- Обследование, написание технического задания или моделирование процессов;
- Разработка и настройка по тп, сдача на тестовом примере;
- Внедрение в рабочую базу, ввод начальных остатков;
- Написание документации и подготовка пользователей;
- Опытная эксплуатация и сопровождение.
Обычно принципы взаимодействия со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя подкрепляются в договорной форме, что позволяет наиболее четко прописать все нюансы и важные элементы.
В данном случае, хотелось бы отметить следующие принципы:
- Равная ответственность сторон и активность заказчика;
- Управляемость процесса со стороны заказчика;
- Возможность принятия заказчиком однозначных решений по реорганизации бизнес-процессов и ответственности за последствия;
- Необходимость создания нормативной системы уровня предприятия;
- Формализация процессов;
- Долгосрочное и краткосрочное планирование работ;
- Ограничение сроков принятия работ заказчиком;
- Динамичность требований к системе и непрерывность ее развития.
Управление изменениями – это процесс анализа предложенных изменений в проекте, будь то изменение результата проекта (конечного продукта), бюджета, длительности, требований к качеству, составу участников и прочее. Также в процесс управления изменениями входит составление запросов на изменение, их утверждение и исполнение, а также работа комитета по изменениям.
Таким образом, если в силу каких-то обстоятельств (например, наступили предусмотренные или непредусмотренные риски) возникает необходимость что-то изменить, необходимо это изменение оценить, ознакомить с ним всех заинтересованных лиц и команду проекта и утвердить его, то есть учесть в плане проекта, документации и т.д.
Риски проекта.
Риски проекта - это потенциальные угрозы или негативные последствия, которые могут возникнуть во время выполнения проекта и повлиять на его успешное завершение. Риски могут быть связаны с финансовыми потерями, изменениями в организации, техническими проблемами, изменением требований заказчика или внешними факторами, такими как политическая нестабильность или изменения в законодательстве. Для успешного управления проектом необходимо идентифицировать, анализировать и эффективно управлять рисками.
Также существует много других различных факторов, которые мы более подробно описываем в курсе, таких как:
- Фазы проекта;
- Риски и методы устранения;
- Общие рекомендации для успеха проекта.
Раздел № 9. Тестирование и приемка системы
На этапе тестирования и сдачи-приемки работ исполнителем, настроенная система проверяется на соответствие всем пунктам ТЗ (или ЧТЗ) в их последней редакции. Выявляются нестыковки и отклонения в реально существующей конфигурации и требований, указанных в ТЗ.В систему уже должны быть заведены корректные классификаторы управленческого учета:
- Статьи;
- Проекты;
- ЦФО;
- Бизнес-единицы (центры обособленного учета);
- Направления деятельности.
Рекомендации к проведению тестирования и сдачи приемки работ:
- Организуйте промежуточные демонстрации функционала небольшими кусками: до, во время и на сдаче функционала.
- Проводите экспресс-моделирование Ваших требований на коробочном решении до начала проекта. Составьте список замечаний.
- Проводите двойное тестирование функционала:
- 1е тестирование исполнителем;
- 2е пользователем.
- Обучение до и еще раз после реализации функционала на сквозных примерах для каждой функциональной группы – как именно будет работать пользователь.
- Фиксируйте все замечания и отслеживайте статус их исправления. Для этого удобно создать в облаке Excel таблицу и организовать к ней доступ всех участников проекта. В таблице можно задать следующие колонки:
- №;
- дата;
- срочность;
- описание ошибки/проблемы с ссылкой на соответствующий пункт тп, задания или заявки;
- пример документа, как воспроизвести ошибку/проблему, последовательность шагов (действий) для повторения ошибки;
- вводимые значения для повторения ошибки (если применимо);
- автор замечания;
- срок исправления;
- статус;
- примечание.
- Ввод в эксплуатацию;
- Основы работы с управленческими отчетами в 1С на примере;
- Обслуживание и развитие.
