Этапы внедрения бюджетирования

Внедрение системы бюджетирования силами как приглашенных специалистов из профилированной внешней компании, так и сотрудников финансово-экономического подразделения компании является чрезвычайно важной задачей, особенно в свете непростой экономической ситуации. 

Для успешной реализации проекта внедрения бюджетирования необходима тщательно продуманная методология, разработанная в соответствии с особенностями и потребностями конкретного предприятия.

• Планирования финансов: Позволяет определить, как лучше всего распределить ресурсы и достигать финансовых целей;
• Контроля расходов: Помогает следить за затратами и предотвращать перерасход средств;
• Принятия решений: Обеспечивает объективную информацию для принятия управленческих решений;
• Анализа результатов: Позволяет оценивать эффективность и результативность финансовых операций;
• Оптимизации ресурсов: Способствует более рациональному использованию финансовых и материальных ресурсов;
• Снижения рисков: Помогает выявлять и минимизировать финансовые риски;
• Обеспечения прозрачности: Упрощает процесс отчетности и повышает уровень доверия со стороны заинтересованных сторон.

Прежде чем внедрять бюджетирование на предприятии, необходимо чётко определить его границы и объём работ. Это поможет понять, какие именно бюджетные процессы будет охватывать система, насколько подробными будут формы ввода данных и бюджетные формы, какие подразделения будут вовлечены в процесс, а также какие функциональные возможности должна иметь система. 

Кроме того, важно определить, какие работы будут выполнены в рамках проекта по внедрению системы бюджетирования. Современное внедрение системы бюджетирования на предприятии требует детально проработки и учета специфики деятельности, поскольку разработка системы бюджетирования является базовым этапом перед полным контролем бюджета.

Этап первый: проведение диагностики бизнес-процессов компании

Процесс внедрения бюджетирования включает несколько этапов. Сначала проводится анализ бизнес-процессов, финансовой и организационной структуры компании, а также изучаются существующие методологические документы, которые регулируют процесс бюджетирования в организации.

Разработка системы бюджетирования зависит от множества факторов. Чтобы успешно создать и внедрить систему бюджетирования на предприятии, необходимо оценить:

• Организационную и финансовую структуру предприятия.
• Бюджетный регламент и положение о бюджетировании (если они есть).
• Процедуру согласования бюджета.
• Специфику основных видов деятельности компании.
• Основные технологические процессы.
• ИТ-инфраструктуру компании.

Этап второй: создание методологии

Внедрение системы бюджетирования в «1С» предполагает создание или изменение методологии для новой системы. На втором этапе работ необходимо разработать или оптимизировать бюджетный регламент и положение о бюджетировании. Эти документы должны включать правила, процедуры и сроки формирования бюджета.

Этап третий: выбор программной платформы

Автоматизация и внедрение системы бюджетирования — следующий этап развития компании. Необходимо выбрать конкретный программный продукт.

Опыт внедрения системы бюджетирования в «1С» во многих российских компаниях показывает, что это решение отлично подходит для постановки бюджетного процесса на предприятии. Поэтому многие компании продолжают выбирать это решение от отечественного разработчика бизнес-приложений.

Программный продукт обладает достаточной функциональностью для решения различных задач, он надёжен и удобен в использовании. Система бюджетирования отличается гибкостью настройки, что позволяет полностью адаптировать её под нужды конкретной компании.

Кроме того, разработчики «1С» уделяют особое внимание поддержке и обновлению своих программ. Это гарантирует, что система всегда будет актуальной и обеспечит эффективное внедрение системы бюджетирования на предприятии.

Этап четвертый: Формирование технического задания

Невозможно описать этапы внедрения бюджетирования, не упомянув один из самых важных — создание технического задания для разработки автоматизированной системы. В некоторых случаях это задание может создаваться одновременно с настройкой системы, и это вполне нормально, поскольку в процессе разработки системы часто возникают решения об изменении её функциональных компонентов, процедур, алгоритмов расчёта или модификации элементов справочника, бюджетных форм и так далее.

Этап пятый: внедрение автоматизированной системы

Внедрение бюджетирования в программе «1С» включает в себя несколько этапов: настройку новой системы, её тестирование и опытное использование. Во время тестирования необходимо проверить работу всех алгоритмов. Опытное использование позволяет выявить ошибки и недоработки в системе, чтобы оперативно их устранить.

Этап шестой: промышленная эксплуатация

На этом этапе внедрения системы бюджетирования пользователям необходимо полностью перейти на новую методологию и отказаться от использования старых методов и других систем. Когда система будет готова к использованию, команда технической поддержки будет следить за её работой, консультировать пользователей — сотрудников предприятия — и, при необходимости, обновлять конфигурацию системы.

Какие ошибки могут возникнуть при внедрении внедрении систем бюджетирования в «1С»?

• Разработка и внедрение системы бюджетирования, где бюджетные статьи не соответствуют плановым и фактическим данным;
• Годовой бюджет формируется отдельно от плана развития компании и не связан с месячными бюджетами;
• Отсутствует регламент бюджетирования или он не соблюдается;
  
• Не проводится сбор реальных данных и план-фактный анализ;
  
• Существуют методология и регламент бюджетирования, но бюджетная модель не автоматизирована;
  
• Внедрение системы бюджетирования на предприятии и формирование данных для контроля исполнения месячных бюджетов происходит слишком поздно;
  
• Разработка и введение системы в эксплуатацию осуществлялись без участия сотрудников подразделений, непосредственно вовлечённых в бюджетный процесс;
  
• Внедрение системы бюджетирования и планирования, а также формирование и утверждение бюджетов центров финансовой ответственности происходят без участия их сотрудников силами планово-экономической службы предприятия;
  
• Постановка бюджетирования выполнена без учёта существующего на предприятии способа отражения финансовых и хозяйственных операций в управленческом учёте.
  

Чтобы успешно внедрить систему бюджетирования на предприятии, необходимо учесть множество факторов. Важно привлечь квалифицированных специалистов с большим опытом и эффективной методологией решения задач. Они помогут детально оценить рисковые зоны предприятия и предложат оптимальный вариант внедрения системы.

Современная и гибкая подсистема «Бюджетирование» в системе «ИТАН: Управленческий баланс» разработана для быстрой и эффективной постановки бюджетирования на современных предприятиях. Она позволяет создавать уникальную модель бюджетного управления, учитывающую специфику каждой организации.

При внедрении системы используются различные сценарии, показатели и связи между ними. Также необходимы бюджетные регламент и ордера, классификаторы, система отчётности и план счетов.

Специалисты компании «ИТАН» помогут сделать процесс внедрения системы бюджетирования простым и эффективным.