Автоматизация бюджетирования и казначейства представляет собой процесс формирования и внедрения информационной системы, необходимой для выполнения следующих задач:
- планирования, контроля и управления денежными средствами организации;
- повышения доходности с помощью оперативного стратегически грамотного и обоснованного управления движением денежных средств;
- снижение существующих и вероятных финансовых рисков;
- также автоматизация казначейства на 1С способствует уменьшению операционных расходов и затрат на формирование финансовой и управленческой отчетности.
Функции, которые казначейство 1С выполняет в компании
Они разделяются на две группы, зависящие от структуры подразделений предприятия и организации их работы.
- Первичные функции являются базой для выполнения хозяйственных операций, без которых невозможно осуществлять бизнес-деятельность фирмы.
- Вторичные функции выполняют планирование, управление и контроль над движением денежных средств компании в общем.
К первичным функциям относятся:
- обработка всех существующих денежных поступлений, банковских выписок и платежей;
- отображение финансовых операций в системе учета;
- мониторинг остатков финансовых ресурсов;
- распределение денег между счетами;
- создание ежедневных денежных позиций;
- контроль над дебиторской задолженностью;
- валютные и кредитные контролирование.
Ко вторичным функциям относят:
- контроль целевого использования финансов;
- концентрацию денежных ресурсов;
- администрирование счетов;
- прогнозирование движения денежных средств;
- создание отчетной документации по основным показателям;
- управление оборотным капиталом и ликвидностью;
- размещение временно свободных денег;
- организация фабрики платежей, представляющей собой централизацию казначейских функций.
Инструменты управления казначейства 1С:
- планирование и контроль, включающие: ведомость по денежным средствам, контроль операций с деньгами, реестр платежей, исполнение смет и контрактов, лимитирование расходов финансов, план-факт исполнения бюджета движения денежных средств, контролирование дебиторской задолженности;
- банковские операции, к которым относятся: составление и исполнение графика оплат и начислений, план-факт по начислениям и оплатам, обороты по депозитам и кредитам, ведение реестра договоров, сверка банковских выписок и расчетов.
Внедрение казначейства 1С: основные этапы
На первой стадии необходимо продиагностировать финансово-экономическую систему предприятия, а именно: определить имеющуюся казначейскую функцию. Затем нужно выявить ключевые риски бизнес-процессов и решения для их минимизации. Далее требуется оценить целесообразность вложений в новую информационную систему.
На втором этапе проектирования информационной системы создается ее проект и план автоматизации, а также проект электронного документооборота и бизнес-процессов. Дальше разрабатывается нормативно-справочная информация, управленческая, финансовая и налоговая отчетность, разрабатываются требования к системе автоматизации казначейства 1С
На третьей стадии можно приступать к реализации проекта и процедур, бизнес-процессов и инструментов контролирования. Создается электронный документооборот, новый пакет финансовой и управленческой видов отчетности. Затем можно приступать к обучению пользователей внедренным процессам. Проводится контроль качества вводимой в эксплуатацию системы, создается фабрика платежей и проводится централизация банковского обслуживания.
Четвертый этап - промышленная эксплуатация казначейства 1С: создание инструкций для сотрудников, поддержка и сопровождение информационной системы, анализ функционирования программного обеспечения и выполнения им поставленных задач, устранение обнаруженных недостатков, внесение нужных модификаций в инструкции и в систему.
Преимущества автоматизации 1С казначейства для разных видов бизнеса
Для крупного бизнеса - холдингов и корпораций - автоматизация бюджетирования и казначейства предоставляет следующие выгоды:
- управление ликвидностью;
- составление прогноза движения денежных средств;
- проведение оптимизации оборотных капиталов;
- управление финансовыми рисками в виде контроля валютно-кредитных, процентных и других финансовых угроз;
- уменьшение остатков на счетах путем полного использования получаемой выручки «день в день»;
- снижение потребности получения кредитов;
- оптимизация валютных операций;
- минимизация потерь из-за разницы курсов;
- расчет валютных позиций;
- заключение хеджирования;
- страхование от неблагоприятных изменений цен на рынке и процентных ставок с помощью выделенных инструментов и других внешнеэкономических операций;
- заключение сделок слияния и поглощения;
- выпуск облигаций и акций;
- прозрачные отношения с инвесторами, банками и партнерами.
1С казначейство для среднего и малого бизнеса
Для малых и средних предприятий автоматизация бюджетирования и казначейства также предоставляет множество преимуществ, среди которых:
- снижение вероятности ошибок в бухгалтерской отчетности путем автоматической загрузки и проверки выписок;
- снижение числа счетов, выставляемых на оплату;
- введение автоматического контроля проведения платежей;
- устранение кассовых разрывов;
- предотвращение ситуаций, когда поступление денег и оплата расходов осуществляется в разные дни;
- предупреждение мошенничества с помощью визирования поступающих заявок на оплату;
- повышение контроля безопасности платежей;
- запрет несогласованных переводов и платежей;
- создание отчета по движению финансовых средств с помощью платежного календаря;
- использование ведомости по движению денежных средств;
- контроль над дебиторской задолженностью;
- проведение реструктуризации кредитов и недопущение новых задолженностей;
- внедрение фабрики платежей;
- организация взаимодействия с банками по проведению платежей;
- контролирование ликвидности и минимизации рисков в финансовой сфере.
Перечисленными плюсами автоматизации бюджетирования и казначейства можно будет воспользоваться при условии ее грамотного проведения силами опытных специалистов и современного программного обеспечения, предоставляемых компанией «ИТАН».
