Автоматизация электронного документооборота

Автоматизация электронного документооборота – интеграция системы ЭДО (на примере Диадок) + ИТАН: Управленческий баланс + 1С:Предприятие.

ОСНОВНЫЕ АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ ПРОЦЕССЫ:

1. Создание контрагента в справочнике 1С:Бухгалтерия (возможны другие конфигурации, далее 1С); 

2. Создание договора в ИТАН: Управленческий баланс (Далее «ИТАН»): 

2.1. Новый – основная часть договора; 

2.2. Дополнительное соглашение, приложение, смета и т.д. – доп. часть договора. 

3. Создание на основание входящего Счета от поставщика > документа ИТАН «Заявка на платеж», с последующим согласованием и запуском в оплату через Реестр платежей; 

4. Создание на основание входящего Акта (УПД, Накладной) > документа ИТАН Заявка па поставку > «Поступление (акт накладная)», с заполнением реквизитов и аналитик управленческого учета.

ОПИСАНИЕ РЕШЕНИЯ

Подсистема ИТАН включает в себя функциональные блоки для выполнения операций получения электронных документов из портала ЭДО Диадок для последующего согласования сотрудниками компании. Настройка согласования документов выполняется с использованием функционала ИТАН «Регламент документов».

Обращение к платформе ЭДО для получения документов выполняется по API интерфейсу, разработанному провайдером СКБ Контур (Диадок).
Описание API доступно по ссылке https://diadoc-sdk.readthedocs.io.

В системе предусмотрено три этапа выполнения обработки получаемых документов:

1. Загрузка документа в виде карточки ДО (документооборота), рассылка уведомлений на e-mail о поступлении новых документов.

2. Проведение согласования и утверждения нового полученного документа, подписание согласованного документа ЭЦП.

3. Перенос утвержденного документа из модуля обработки входящих документов в «1С:Бухгалтерия + ИТАН». Документ должен быть создан и заполнен автоматически.

Подсистема ИТАН в автоматическом режиме выполняет периодическую проверку поступления новых документов от контрагентов на платформе ЭДО. Данные новых необработанных документов будут загружены в ИТАН в виде карточек ДО.

• Счета от поставщиков
• Акты, УПД, Накладные
• Сметы
• Договор и приложения к нему

При согласовании документа на каждом этапе маршрута для каждой роли должны быть указаны действия, доступные сотруднику: согласовать, отклонить, вернуть на доработку, подписать, отказать в подписании. Все действия фиксируются и доступны для просмотра участникам согласования. Этапы согласования документа последовательны: одобрение следующим пользователем происходит только после согласования с предыдущим.

Если документ подразумевает подписание УКЭП, то подписанный документ передается на платформу ЭДО. В подсистеме ИТАН сохраняется первичный документ и файлы подписей к нему. Для контроля исполнения согласования документа предусмотрена возможность отслеживания этапов этого процесса.

Для контроля за своевременностью прохождения каждого этапа согласования в маршрутах в настройках подсистемы предусмотрена возможность указывать временные параметры для каждого этапа. В случае превышения времени, отведенного на прохождение этапа согласования, автоматически выполняется рассылку уведомлений ответственным за процесс сотрудникам.

После завершения согласования и утверждения документа в подсистеме предусмотрен функционал автоматического формирования и заполнения соответствующего электронного документа в 1С ИТАН. 

СТРУКТУРНАЯ СХЕМА РЕШЕНИЯ

• ЗАЯВКА НА ПОСТАВКУ (УБИ) – получен Акт выполненных работ, УПД;
• ЗАЯВКА НА ПЛАТЕЖ (УБИ) – получен Счет на оплату;
• ЧАСТЬ ДОГОВОРА (осн.) – получен новый договор;
• ЧАСТЬ ДОГОВОРА (доп.) – получены Дополнительное соглашение, Приложение, Заявка или пр.

ВИДЫ ОПЕРАЦИИ ЗАЯВКИ НА ПОСТАВКУ

• «Поступление товаров» – выбирается для фиксации и согласования факта получения товаров;
• «Поступление услуг» – выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг;
• «Поступление НМА» – выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг, связанных с созданием Нематериального актива;
• «Поступление ОС» – выбирается для фиксации и согласования факта получения товаров, связанных с созданием Основного средства;
• «Поступление услуг, связанных с доработкой НМА» - выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг, связанных с доработкой введенного ранее в эксплуатацию Нематериального актива;
• «Услуги аренды, лизинга» - выбирается для фиксации и согласования факта получения услуг аренды или лизинга – не выбирать.

МЕХАНИЗМ РАБОТЫ ИНТЕГРАЦИИ ДИАДОК – ИТАН

• Принимать приглашения контрагентов обмениваться с ними электронными документами
• Заблокировать контрагента и прекратить обмен электронными документами

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА 1С

• Договор
• Часть договора
• Заявка на платёж
• Заявка на поставку по договору

• Договор
• Дополнительное соглашение
• Счёт на оплату
• Акт/Накладная
• Счет-фактура

ДОГОВОР - будут созданы два документа 1С ИТАН «Договор (УБИ)» и «Часть договора (УБИ)» с типом «Основная часть».

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ - будет создан документ 1С ИТАН «Часть договора (УБИ)» с типом «Дополнительная часть».

СЧЁТ НА ОПЛАТУ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на платёж».

АКТ/НАКЛАДНАЯ - будет создан документ 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору». С последующим автоматически создаваемом документов «Поступление (акт/накладная/УПД) в 1С:Бухгалтерия. 

СЧЕТ - ФАКТУРА - Документ 1С ИТАН не создаётся, но Счет-фактура прикрепляется к ранее созданному документу 1С ИТАН «Заявка на поставку по договору», в карточке которого прописываются реквизиты - Номер и Дата Счета-фактуры

ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА В СИСТЕМЕ ДИАДОК
из маршрута согласования

Пользователь должен выполнить команду «Подписать» и дождаться завершения выполнения процедуры подписания. Время ожидания зависит от скорости работы сервера Диадок.